Circuito De Compras
Páginas: 5 (1052 palabras)
Publicado: 10 de diciembre de 2012
A.- Circuito de Compras:
1. Marco Normativo
Detallar el marco normativo que se aplica en la Dependencia, inherente al proceso de compras, en todas sus modalidades.
R: Se aplican el funcionamiento previsto en el Reglamento Interno de la Comisión de Administración de Campos tratado en el acta Nº 309 del 06 de Septiembre de 2004. El mismo fue puesto en conocimiento de la auditoria anteriorque nos fuera practicada.
Asimismo se solicita adjuntar las disposiciones, actos resolutivos y/o reglamentaciones internas de la Dependencia.
R: Se adjunta a la presente copia del acta mencionada.
2. Circuito Administrativo de compras
Describir la totalidad de los sistemas o procedimientos que se utilizan en el circuito administrativo de Compras desde la solicitud o requerimiento de losbienes y/o servicios hasta la efectiva recepción de los mismos, con indicación del marco normativo aplicado y los controles existentes en cada una de las etapas.
R: Se aplican el funcionamiento previsto en el Reglamento Interno de la Comisión de Administración de Campos tratado en el acta Nº 309 del 06 de Septiembre de 2004. El mismo fue puesto en conocimiento de la auditoria anterior que nosfuera practicada.
En tal sentido se incluirá la descripción de:
- Las formas de requerimiento (consulta al área de Suministros, en caso de corresponder)
R: Los requerimientos de productos e insumos necesarios para cubrir los requerimientos de la producción o cuidado de cultivos, así como los necesarios para la producción o cuidado del ganado, lo hacen los Administradores basándose enel presupuesto o luego de las recorridas que se realizan a los campos.
En ocasiones puede hacer un requerimiento específico de compra, por solicitud del mayordomo (encargado) de alguno de los campos para cubrir alguna necesidad o imprevisto que de manera urgente sea necesario cubrir para la producción o cuidado de los cultivos. En estos casos la necesidad surge del campo, lo evalúan losadministradores y de contar con su conformidad, se solicita al empleado administrativo encargado de las compras.
- La verificación con el Plan Anual de Compras
R: El plan anual de compras o presupuesto, se revisa en forma mensual. El control de gestión, se analiza en reuniones mensuales entre los administradores y los miembros de la Comisión de Administración de Campos (consejeros).
- Ladescripción de las justificaciones en caso de no estar contemplados en el Plan Anual de Compras La autorización de las compras
R: Todos los desvíos son tratados en las reuniones mencionadas anteriormente. Los desvíos superiores al 10% son tratados en detalle y se solicita la aprobación de los miembros de la Comisión de Administración de Campos (consejeros).
- La modalidad aplicada paraformalizar la compra (licitación, concurso, compra directa, etc).
R: Debido a la particularidad de la actividad agropecuaria, a los ciclos biológicos que hay que respetar y a la dinámica propia de la actividad, las compras se realizan en forma directa.
- La emisión del Dictamen jurídico previo, en caso de corresponder
R: No se requiere dictamen jurídico previo para la compra de productos einsumos utilizados en la explotación de los campos.
- La formalización de la compras
R: Las compras las realiza el empleado administrativo a cargo de la gestión. El mismo solicita cotización vía e-mail o en forma telefónica (luego formaliza la cotización por e-mail). Se solicitan tres cotizaciones de diferentes proveedores, de poder obtenerlas en tiempo y forma. Luego se elige la mejoropción, a criterio de los administradores, ya sea por precio, servicio o conveniencia en la forma de entrega (por ejemplo flete incluido, etc.) o tiempo de entrega y/o plazo de pago.
Una vez formalizada la compra se comunica al campo que recibirá lo comprado y a los Administradores.
Se realiza el seguimiento de la compra para asegurarse la entrega de la mercancía de tal forma que satisfaga las...
1. Marco Normativo
Detallar el marco normativo que se aplica en la Dependencia, inherente al proceso de compras, en todas sus modalidades.
R: Se aplican el funcionamiento previsto en el Reglamento Interno de la Comisión de Administración de Campos tratado en el acta Nº 309 del 06 de Septiembre de 2004. El mismo fue puesto en conocimiento de la auditoria anteriorque nos fuera practicada.
Asimismo se solicita adjuntar las disposiciones, actos resolutivos y/o reglamentaciones internas de la Dependencia.
R: Se adjunta a la presente copia del acta mencionada.
2. Circuito Administrativo de compras
Describir la totalidad de los sistemas o procedimientos que se utilizan en el circuito administrativo de Compras desde la solicitud o requerimiento de losbienes y/o servicios hasta la efectiva recepción de los mismos, con indicación del marco normativo aplicado y los controles existentes en cada una de las etapas.
R: Se aplican el funcionamiento previsto en el Reglamento Interno de la Comisión de Administración de Campos tratado en el acta Nº 309 del 06 de Septiembre de 2004. El mismo fue puesto en conocimiento de la auditoria anterior que nosfuera practicada.
En tal sentido se incluirá la descripción de:
- Las formas de requerimiento (consulta al área de Suministros, en caso de corresponder)
R: Los requerimientos de productos e insumos necesarios para cubrir los requerimientos de la producción o cuidado de cultivos, así como los necesarios para la producción o cuidado del ganado, lo hacen los Administradores basándose enel presupuesto o luego de las recorridas que se realizan a los campos.
En ocasiones puede hacer un requerimiento específico de compra, por solicitud del mayordomo (encargado) de alguno de los campos para cubrir alguna necesidad o imprevisto que de manera urgente sea necesario cubrir para la producción o cuidado de los cultivos. En estos casos la necesidad surge del campo, lo evalúan losadministradores y de contar con su conformidad, se solicita al empleado administrativo encargado de las compras.
- La verificación con el Plan Anual de Compras
R: El plan anual de compras o presupuesto, se revisa en forma mensual. El control de gestión, se analiza en reuniones mensuales entre los administradores y los miembros de la Comisión de Administración de Campos (consejeros).
- Ladescripción de las justificaciones en caso de no estar contemplados en el Plan Anual de Compras La autorización de las compras
R: Todos los desvíos son tratados en las reuniones mencionadas anteriormente. Los desvíos superiores al 10% son tratados en detalle y se solicita la aprobación de los miembros de la Comisión de Administración de Campos (consejeros).
- La modalidad aplicada paraformalizar la compra (licitación, concurso, compra directa, etc).
R: Debido a la particularidad de la actividad agropecuaria, a los ciclos biológicos que hay que respetar y a la dinámica propia de la actividad, las compras se realizan en forma directa.
- La emisión del Dictamen jurídico previo, en caso de corresponder
R: No se requiere dictamen jurídico previo para la compra de productos einsumos utilizados en la explotación de los campos.
- La formalización de la compras
R: Las compras las realiza el empleado administrativo a cargo de la gestión. El mismo solicita cotización vía e-mail o en forma telefónica (luego formaliza la cotización por e-mail). Se solicitan tres cotizaciones de diferentes proveedores, de poder obtenerlas en tiempo y forma. Luego se elige la mejoropción, a criterio de los administradores, ya sea por precio, servicio o conveniencia en la forma de entrega (por ejemplo flete incluido, etc.) o tiempo de entrega y/o plazo de pago.
Una vez formalizada la compra se comunica al campo que recibirá lo comprado y a los Administradores.
Se realiza el seguimiento de la compra para asegurarse la entrega de la mercancía de tal forma que satisfaga las...
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