CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso deltiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

FUNCIONES ARCHIVISTICAS
Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de lacorrespondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.
Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y elservicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.
Destino final:
Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
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POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD ALOS USUARIOS:
Esta clasificación tiene sentido para los documentos en trámite, vigentes o en plazo precaucional, es decir, en las dos primeras edades del ciclo vital. No así para los documentos que han llegado a la tercera edad. En un archivo permanente o histórico, la consulta por parte de cualquier usuario es la regla. No hay distintos grados de accesibilidad. La restricción al acceso es unaexcepción que debe ser justificada. Normalmente sólo se aplica a legajos o documentos que llegan al archivo por vías distintas al normal flujo desde la entidad productora.
Los documentos de archivo pueden ser:
Documento que deben ser diseminados:
Las leyes y la mayor parte de los decretos han de publicarse en el boletín oficial para que obliguen.
Documento de libre acceso:
Son aquellos que,aunque no deben ser promulgados, son accesibles a quien quiera. Ejemplo: las resoluciones ministeriales o de los organismos del Estado, las sentencias del Poder Judicial, las actas de los organismos del Estado y en general los documentos dispositivos, si no hay disposición en contrario.
Documentos no clasificados con grado de confidencialidad:
Son los originados por una tramitación normalmentepersonal. Pueden ser consultados por los interesados, por los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por otras personas involucradas en el trámite.
Documentos secretos o confidenciales:
Sólo pueden ser consultados por ciertos funcionarios directamente involucrados en la tramitación. A veces pueden ser comunicados a profesionales involucrados en la tramitación. A veces pueden sercomunicados a profesionales externos a la institución como médicos (para historias clínicas), arquitectos (para planos), abogados, etc. La solicitud de estos documentos debe quedar registrada y el préstamo está prohibido.
Documentos muy secretos o ultraconfidenciales:
Sólo pueden ser consultados por funcionarios de alto rango, específicamente mencionados. Los demás, si necesitan consultar,tienen que presentar solicitud escrita y fundada.
SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR
Documentos públicos y privados
Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.
Por lo general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa...