Fundamentos Tericos De La Clasificacion De Documentos

PRIMERA PARTE
¿Qué es la gestión documental?
Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000).
La gestión documental abarca elciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados respetando el principio de orden original en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la organización productora.Dentro de las funciones de la gestión documental esta:

* Normalizar y racionalizar la producción documental
* Optimizar los recursos disponibles
* Agilizar los procesos
* Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz.
* Proponer políticas y directrices sobre transferencias, selección, y eliminación de documentos y todo lo relacionada con gestióndocumental.
* Proponer directrices para la correcta ubicación física de la documentación y establecer las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones
* Supervisar y controlar los archivos de gestión en las diferentes dependencias de la institución.
* Conocer las reglamentaciones establecidas del Sistema Archivístico de Colombia.
El porqué de la gestión documental
Paracualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están capacitadas.
Muchos autores, entre ellos, DoyleMurielle y Myriam Mejía están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XXAl finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo una explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridadtecnológica por parte de los países, principalmente de Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso dedocumentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.
Para implementar la gestión documental dentro de cualquier organización es necesario contar con un programa de gestión documental que nos permita lograr la transición sin mayores dificultades, paralos empleados, y para la organización. Myriam Mejia [et al]. En su Guía Para La Implementación de un programa de Gestión Documental (2005) define el programa de gestión documental como “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, qué de lagestión documental trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Es decir, un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización, estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las operaciones archivísticas que se realicen en cada...