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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Las clasificaciones están relacionadas con distintos puntos de mira. Una característica de estas clasificaciones facetadas es la necesidad de mencionar el enfoque o motivo de la división, porque es precisamente el punto de mira. Este sistema no solo es formativo en el momento de estudiar, sino útil para investigaciones posteriores o debatesesclarecedores.

Vaya un ejemplo de descripciones facetado. Sea una alumna llamada Maria. Si queremos ubicarla en una clasificación facetada diremos:

Por el sexo, mujer
Por edad, joven
Por el color de la piel, morena
Por el estado civil, soltera
Por el índole de su carácter, decidida

Si se trata de un documento, podemos describirlo: documento dispositivo, copia, microfilmado, activo facilitativo,etc.

Los documentos de archivo han de someterse, en primer lugar, a dos clasificaciones fundamentales:
Clasificación por el tipo documental
Clasificación por la tradición documental


CLASIFICACION POR EL TIPO DOCUMENTAL


No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales. Así como no existe (hombres) sino varones o mujeres.

Tipo documental es el carácter o atributo (de undocumento de archivo), que se origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento. Se manifiesta en un diagrama, formato y contenido distintivos y que sirve para clasificarlo, describirlo y, en general, para procesarlo.

Existe infinitos tipos documentales, por que cada uno está hecho a la medida para una actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tiposdocumentales como tramites o actividades haya en la administración publica, privada o personal.

Pero es un defecto que exista distintos tipos documentales para una misma actividad, por ejemplo distinta diagramación de planillas de sueldo para diferentes instituciones. Cuando hay planificación se normaliza la producción de tipos documentales de modo que, a igual actividad, corresponda idénticadiagramación de tipo documental.

El archivista ha de saber además, que todo esfuerzo por disminuir el numero de tipos documentales o de normalizarlos y homologarlos a lo largo de muchas instituciones supone la disminución, normalización y homologación de las actividades, que son las causas de los tipos documentales.

Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres grandes categoríasmencionadas en su definición. Documentos dispositivos o imperativos; documentos testimoniales o probatorios; documentos informativos o noticiosos.

Documentos dispositivos o imperativos. Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplos:
Del poder legislativo: Leyes
Del poder ejecutivo: decretos, resoluciones, ordenanzas...
Del poder judicial: sentenciasacordadas.
De otras autoridades: El Banco Central, Circulares; la Iglesia, Bulas, Decretos y sentencias.

Documentos testimoniales o probativos. Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ejemplos, los registros del estado: civil, de la propiedad (mueble o inmueble), de patentes y señales, de graduados de la universidad. Son ademáslos documentos de escribanos y notarios. Los diplomas y certificados emitidos por autoridad emitidos por autoridad competente; los testimonios con certificación policial; los balances y libros contables redactados con requisitos de ley ; las actas de reuniones; los contratos celebrados bajo condiciones legales.

Documento informativo o noticioso. Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta uninformación o noticia relacionada con una tramitación. Las dos primeras categorías debían ser emitidas o aceptadas oficialmente por la autoridad. Los informativos pueden provenir de cualquier nivel de organigrama y dirigirse hacia cualquier nivel, tanto de igual a igual, como de arriba a bajo, viceversa o de afuera adentro de dichos organigramas. ejemplos:

Todo tipo de correspondencia,...