Clasificacion Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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COLOMBIA

Libertad y Orden Ministerio de Cultura República de Colombia

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y CUADROS DE CLASIFICACIÓN
Colombia diversa + Cultura para todos

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NORMATIVIDAD
• Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas yestablecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” • LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

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NORMATIVIDAD
• ACUERDO 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

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QUE ES LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL


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Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
(Fuente: Reglamento General de Archivos)

Labor

intelectual mediante en la cual se identifican yestablecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
(Fuente: Acuerdo 027 de 2006)

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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

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Clasificación

OrdenaciónDescripción

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COMO PROCESO ARCHIVÍSTICO

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Identificación Agrupación documentos


y

Con características comunes Organigrama

Partiendo de la estructura orgánicofuncional

Trámites administrativos

Funciones

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IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
SECCIÓN: SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA

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Subsección:Subsección:

Oficina Jurídica
División de Contratación

Subsección:

División Legal Minera

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CÓMO CLASIFICAR

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IDENTIFICAR

• PROCEDENCIA • ESTRUCTURA • FUNCIONES

IDENTIFICAR

IDENTIFICAR

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

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Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

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EN EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN

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Nos permite identificar los creadores de los documentos  Productores Institucionales (Fondos Documentales) Totalidad de documentos producidos por una institución  Productores Administrativos (Secciones y Subsecciones) Dependencias, unidades administrativas, divisiones o secciones
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