Combinar Correspondencia Word 2010
Páginas: 8 (1952 palabras)
Publicado: 22 de febrero de 2013
Combinar correspondencia
Microsoft Word 2010
¿En qué consiste crear una carta modelo o combinar correspondencia?
Imaginemos que necesitamos mandar una misma carta a un montón de gente, lo que no vamos a hacer es copiar la misma carta para cada una de las personas, lo que haremos es crear una carta modelo, dejando los huecos para añadir, por ejemplo, nombre, apellidos y dirección.
Lautilidad de combinar correspondencia de Word lo que nos permite es en esos “huecos” insertar campos de una base de datos (en este caso la base de datos que contiene las personas a las que les queremos enviar la carta), una vez hecho esto, Word generará automáticamente una carta para cada una de las personas que haya en la base de datos.
Otra de las utilidades no es que lo haga para todos los que estánen la base de datos, sino que puede filtrar los datos de la base de datos y crear las cartas para los que vivan en una determinada localidad, o que se llamen de una determinada manera. Un caso real sería el de unos grandes almacenes enviándonos una carta a casa para recordarnos que debemos pasar a recoger la tarjeta de crédito que nos ha caducado.
Precisamente vamos a utilizar este último ejemplocomo caso para aprender a combinar correspondencia de una manera sencilla.
Combinar correspondencia ha cambiado en las distintas versiones de Word, pero la base y los conceptos siempre son los mismos, con lo cual si has combinado correspondencia con otras versiones solamente tendrás que adaptarte al nuevo aspecto de Word 2010 pero las acciones a realizar ya las conoces. Si es la primera vez quevas a ver la opción de combinar correspondencia, es posible que te resulte un poco liosa o que te encuentres perdido/a en algunos momentos, es normal porque se generan varios documentos y esto lía las cosas las primeras veces, pero si lo entiendes y así que lo hayas hecho dos o tres veces verás que no es tan complicado, es solo cuestión de organización.
Se puede combinar correspondencia en Word2010 de dos maneras diferentes que son:
1. A través del asistente para combinar correspondencia que se inicia en la ficha Correspondencia.
2. A través de los botones de la ficha Correspondencia.
Lo hagamos de la manera que lo hagamos hay que tener muy claro varios conceptos muy importantes.
Para combinar correspondencia necesitamos dos elementos:
1. Una base de datos u origen de datos.
2. Unacarta modelo.
La “suma” de estos dos elementos dará como resultado un documento o carta combinada.
La base de datos se representa en forma de tabla, donde cada columna será un campo de la base de datos y cada fila, excepto la primera que contiene los nombres de los campos, será un registro de esa base de datos.
La carta modelo, a la que me gusta llamarla documento principal para que seentienda bien su importancia, incluirá el texto de la carta que no varía y además se insertarán los campos de la base de datos en ella para que los vaya sustituyendo en cada una de las cartas por cada registro y en vez del nombre del campo acabemos viendo los datos que contiene la base de datos, en este caso, como verás, son: Nombre, apellido, dirección y Número de tarjeta.
En la siguienteimagen se muestra un esquema con los distintos elementos de una base de datos. El documento principal y la base de datos, creados ambos por nosotros, y finalmente el documento combinado, que como la base de datos tenía tres registros (tres personas) y el documento principal una sola página, dará como resultado un nuevo documento con tres páginas.
En la imagen también se muestra cómo los campos de labase de datos están insertados en el documento principal.
Combinar paso a paso con un ejemplo real
Como hemos llegado a la conclusión de que es más rápido hacerlo con la barra de herramientas, pues esta será la forma en la que combinemos.
Supongamos que les queremos enviar la carta renovación a las siguientes personas:
Nombre Apellido Dirección Núm_tarjeta
Carlos Tojeiro María Pita 3 1º...
Microsoft Word 2010
¿En qué consiste crear una carta modelo o combinar correspondencia?
Imaginemos que necesitamos mandar una misma carta a un montón de gente, lo que no vamos a hacer es copiar la misma carta para cada una de las personas, lo que haremos es crear una carta modelo, dejando los huecos para añadir, por ejemplo, nombre, apellidos y dirección.
Lautilidad de combinar correspondencia de Word lo que nos permite es en esos “huecos” insertar campos de una base de datos (en este caso la base de datos que contiene las personas a las que les queremos enviar la carta), una vez hecho esto, Word generará automáticamente una carta para cada una de las personas que haya en la base de datos.
Otra de las utilidades no es que lo haga para todos los que estánen la base de datos, sino que puede filtrar los datos de la base de datos y crear las cartas para los que vivan en una determinada localidad, o que se llamen de una determinada manera. Un caso real sería el de unos grandes almacenes enviándonos una carta a casa para recordarnos que debemos pasar a recoger la tarjeta de crédito que nos ha caducado.
Precisamente vamos a utilizar este último ejemplocomo caso para aprender a combinar correspondencia de una manera sencilla.
Combinar correspondencia ha cambiado en las distintas versiones de Word, pero la base y los conceptos siempre son los mismos, con lo cual si has combinado correspondencia con otras versiones solamente tendrás que adaptarte al nuevo aspecto de Word 2010 pero las acciones a realizar ya las conoces. Si es la primera vez quevas a ver la opción de combinar correspondencia, es posible que te resulte un poco liosa o que te encuentres perdido/a en algunos momentos, es normal porque se generan varios documentos y esto lía las cosas las primeras veces, pero si lo entiendes y así que lo hayas hecho dos o tres veces verás que no es tan complicado, es solo cuestión de organización.
Se puede combinar correspondencia en Word2010 de dos maneras diferentes que son:
1. A través del asistente para combinar correspondencia que se inicia en la ficha Correspondencia.
2. A través de los botones de la ficha Correspondencia.
Lo hagamos de la manera que lo hagamos hay que tener muy claro varios conceptos muy importantes.
Para combinar correspondencia necesitamos dos elementos:
1. Una base de datos u origen de datos.
2. Unacarta modelo.
La “suma” de estos dos elementos dará como resultado un documento o carta combinada.
La base de datos se representa en forma de tabla, donde cada columna será un campo de la base de datos y cada fila, excepto la primera que contiene los nombres de los campos, será un registro de esa base de datos.
La carta modelo, a la que me gusta llamarla documento principal para que seentienda bien su importancia, incluirá el texto de la carta que no varía y además se insertarán los campos de la base de datos en ella para que los vaya sustituyendo en cada una de las cartas por cada registro y en vez del nombre del campo acabemos viendo los datos que contiene la base de datos, en este caso, como verás, son: Nombre, apellido, dirección y Número de tarjeta.
En la siguienteimagen se muestra un esquema con los distintos elementos de una base de datos. El documento principal y la base de datos, creados ambos por nosotros, y finalmente el documento combinado, que como la base de datos tenía tres registros (tres personas) y el documento principal una sola página, dará como resultado un nuevo documento con tres páginas.
En la imagen también se muestra cómo los campos de labase de datos están insertados en el documento principal.
Combinar paso a paso con un ejemplo real
Como hemos llegado a la conclusión de que es más rápido hacerlo con la barra de herramientas, pues esta será la forma en la que combinemos.
Supongamos que les queremos enviar la carta renovación a las siguientes personas:
Nombre Apellido Dirección Núm_tarjeta
Carlos Tojeiro María Pita 3 1º...
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