Combinar Correspondencia En Word 2003

Este curso está creado por Rafael Payá García, para uso exclusivo de sus alumnos, sin ánimo de lucro, para la enseñanza de mis alumnos.
He utilizado algunas imágenes y notas aclaratorias, de Internet, con el convencimiento o certeza de ser de libre distribución. Si alguna persona o entidad, se sintiera plagiada, ruego me lo comunique, a la mayor brevedad, al correo rafaprofesor@hotmail.es ysería retirada de inmediato. Gracias a todos
Por todo ello, el curso sólo lo pueden utilizar los alumnos del profesor Rafael Payá García y queda pues, prohibida la reproducción total o parcial de este curso, incluso el volcado a cualquier sistema de recuperación, sin la expresa autorización de los propietarios.
Previo al inicio del curso como tal, he preparado un Módulo especial, donde se dan una seriede instrucciones y conceptos previos, para el buen desarrollo del curso.
Quiero animaros a ir a por todas y aprender cuanto más mejor. Es vuestro futuro.
Vuestro profesor: Rafael Payá García.


Hoy en día se emplea muy a menudo la palabra "mailing", que consiste en enviar información publicitaria por correo a potenciales clientes o consumidores cuyos datos se han obtenido de alguna base de datosde clientes.
También se emplean mucho las felicitaciones personalizadas, o las cartas dirigidas a fulanito de tal.
¿En qué consiste Combinar correspondencia?
Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de donde se obtienen los datos que se van a incorporarse a la carta. El resultado es otro documentoque contiene los datos del origen de datos diseñados según las definiciones de la plantilla.
Así que, en el proceso observamos tres elementos:
1. El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama DOCUMENTO PRINCIPAL.
2. Los datos que se van a utilizar en la plantilla. Se le llama ORIGEN DE DATOS.
3. El nuevo documento que se obtiene cuando se realiza la combinación. Se llama resultado oCOMBINACION

1 documento principal
+
1 documento con 5 registros de datos.
=
5 documentos combinados, con el mismo texto que el documento principal, y con las variantes de los datos incorporados.

La imagen siguiente representa un esquema del proceso...



Veamos cada uno de estos tres elementos


EL ORIGEN DE DATOS:

Explico este segundo elemento, en primer lugar, para mejor entender elproceso.
Es importante que ya dispongamos de él, previamente, y guardado en sitio conocido y accesible.
Podemos elegir diversos orígenes de datos:
Puede ser otro documento de Word con datos estructurados, por ejemplo una tabla, con sus filas y columnas delimitadas.



Una hoja de Excel de un libro .xls; en este caso la hoja debe tener una lista en columnas, sin celdas sueltas ocupadas fuera de la lista,puesto que Word combinará con esas filas y producirá datos erróneos.



Una tabla de Access, un fichero estructurado de texto, una lista de direcciones de Office, orígenes OBDC, páginas web, libreta de direcciones de correo de Outlook, una consulta, aplicaciones como Work, Paradox, Lotus, DBase... etc. En general, nos sirve cualquier forma estructurada de datos.
En cualquier caso el origen de datosdebe ser conocido y coherente con el documento principal...

PRÁCTICA: Abre Word y crea un documento que llamarás “Datos para la combinación” y guárdalo en tu carpeta de trabajo. Crea una tabla como la que he dado de muestra (4 columnas y 6 filas) y rellénala con los datos del ejemplo.


EL DOCUMENTO PRINCIPAL.

El documento Principal define la apariencia que tendrá el documento combinado.Tenemos elementos fijos, que aparecen literalmente en todas las cartas, como por ejemplo: “Estimado cliente …”
Estos elementos se insertan normalmente como en cualquier documento de Word. Pueden ser texto, tablas, gráficos, etc. Los elementos variables <> <<1º_Apellido>> <<2º_Apellido>>, son los datos que cambian en cada carta del documento combinado. En la imagen siguiente en rojo lo que...

Leer documento completo

Regístrate para leer el documento completo.