COMITÉ RELACIONES PÚBLICAS EN UN EVENTO

COMITÉ DE LAS RELACIONES
PÚBLICAS PARA EL EVENTO

INTRODUCCIÓN
 En base a las relaciones públicas se logra realizar un evento de categoría, ya que

gracias a estas tenemos un comportamiento adecuado dentro uno, principalmente la
misión de este comité es crear y mantener la imagen positiva de la organización, en
las actividades de promoción, divulgación y atención directa a losparticipantes.
 Donde se conforman los subcomités que veremos a continuación, tales como:
 De divulgación y publicidad
 Inscripciones
 Recepción y alojamiento
 Información y documentación
 Protocolo y actos sociales
 Secretaría
 Reservaciones
 Cronogramas

SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN,
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
 Le corresponde divulgar el

evento mediante la campaña
publicitaria
(TV,radio,
volantes, etc.), debe hacerse
de manera escalonada, a
medida que se acerca el
evento, donde los folletos
deben tener el máximo de
información sobre el evento.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES
 La inscripción es la vinculación formal

de los invitados al evento, es
fundamental establecer una fecha
límite de inscripción, pago y
confirmación para asegurar el su
asistencia. Si elprocedimiento es
funcional y ágil, se establece confianza
por el contrario los participantes se
forman una imagen negativa y de
descontento, lo que dificultará el
desarrollo normal del evento

SUBCOMITE DE ESCARAPELAS
Y MATERIALES
 La organización debe estar de

acuerdo con las inscripciones
para formar la escarapela, ya que
esta debe contener el nombre
completo
delparticipante,
procedencia y el cargo; se le debe
entregar la carpeta con toda la
información relativa al evento.
Como constancia de entrega del
material, debe dejar copia del
recibo de inscripción, el cual
servirá a su vez para la
elaboración del listado de
certificados de asistencia.

SUBCOMITE DE RECEPCIÓN Y
ALOJAMIENTO
 Su objetivo fundamental es atender de

forma permanente a todo elpersonal y
proporcionar información y orientación
para mantener la imagen positiva del
evento. Es el encargado de hacer las
reservaciones hoteleras, a medida que van
llegando las confirmaciones de los
asistentes. Se encargan de la recepción de
los asistentes, tener la confirmación de
fecha y hora de llegada. En cada uno de
los
hoteles
debe
ubicarse
permanentemente una persona de estesubcomité, quien se encargará de agilizarlo
concerniente a hospedaje el cual debe
manejar y entregar información particular
sobre el evento.

SUBCOMITE DE TRANSPORTE

 Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes. Debe

prever la contratación de vehículos para transporte individual, para
asuntos relacionados con la organización y coordinación del evento, ytransporte colectivo para los asistentes. Además de prever todo lo
relacionado con el servicio de parqueaderos.

SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN

 Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

 Integrantes del comité organizador, comités y subcomités. Integrantes de la

mesa directiva. Relación de los conferencistas y expertos que van a desarrollar
actividades. Itinerarios y tarifasde transporte y realizar las reservas de regreso.
Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr
representación mediante puestos de servicio, obsequios, degustaciones. Etc.

SUBCOMITE DE ACTOS SOCIALES
 Coordinación del programa.

Incluyen actos de instalación y clausura,
culturales (visitar sitios turísticos, refrigerios, bufet, etc.).
Los eventos
socialesrequieren el máximo de atención y por eso deben elaborar el
respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en
contacto permanentemente con los demás subcomités.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO

 Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por

hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable
de la organización de la mesa...