FUNCIONES BÁSICAS DE UN COMITÉ EN UN EVENTO

 SINOPSIS O RESUMEN SOBRE LAS FUNCIONES BÁSICAS DE UN COMITÉ

Primeramente iniciaremos conociendo la estructura del comité organizador de eventos, en el cual se distribuyeron varias funciones para tener mayor capacidad y un desempeño eficiente.
1. Coordinación general
2. Coordinación técnica
3. Coordinación de administración
4. Coordinación de comercialización y difusión
5. Coordinación deoperación
6. Coordinación de información y relaciones publicas
7. Coordinación de finanzas

Cada una de estas coordinaciones tiene una función básica dentro del comité organizador para llevar a cabo la realización de los eventos, por ende, los explicaremos seguidamente:
1. Coordinación general

Es el encargado de hacer cumplir los objetivos, metas y la ejecución del evento como tal, por ende, elcoordinador general tiene dos funciones fundamentales, la funcional y la vital.
En la funcional encontramos que se deben tener en cuenta aspectos de la administración la operación en todo el evento (Antes, durante y después).
En la vital encontramos que se deben tener en cuenta aspectos como la mejor sede, la asistencia en cuanto a calidad y número de participantes.

De la misma forma encontramosimportantes funciones como lo son:
Realización y desarrollo del evento (Planificar, organizar y dirigir)
Políticas, reglamentos, programas y procedimientos (Cumplimiento)
Coordinadores de área ( coordinación y supervisión)
Sistemas y procedimientos (Sistematización)
Presupuesto general y flujo de dinero (Controlar, autorizar y verificar el presupuesto y flujo de dinero en el evento)
Financiamientos,donativos y patrocinios (coordinación de tramites)
Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles (Definición)
Programas de actividades, difusión y trabajo (Aprobación de programas)
Imagen y mensajes ( Aprobación de los textos y mas que se dan a conocer a los medios de comunicación y publico general)
Invitados y ponentes ( Definición de invitados)
Medios de comunicación (Definición)
Presídiums(Definición de la integración )
Simulacros (Coordinar los simulacros de la programación )
Capacitación (Supervisar capacitación )
Sindicatos (Coordinación de negociaciones )
Seguridad ( Coordinación de seguridad)
Lista de seguimiento (Supervisión de los pormenores de la lista)


2. Coordinación técnica

Es el encargado de elaborar las conclusiones generales del evento, para así estudiar elresultado del análisis de los temas a tratar, esta área es muy importante ya que es indispensable para obtener el éxito.

Sus principales funciones son
Tema general y temática de las mesas de trabajo ( Proponer tema general y temática del evento)
Mesas de trabajo (Captación, evaluación, aprobación, clasificación, selección y distribución de las ponencias)
Reglamento técnico (Planificación, elaboración ydifusión del reglamento técnico)
Intervención de ponencias ( Selección, invitación, confirmación, coordinación y programación de la intervención ponentes y mesas)
Equipos y materiales técnicos (Coordinación, integración e instalación de equipos y materiales necesarios )
Información temática (Proporcionar información técnica)

3. Coordinación administrativa

Es el encargado de Coordinar ysupervisar las actividades del personal, como también es responsable de la  administración del recurso humano del evento, es indispensable gestionar la información y comunicarla al grupo de trabajo, el coordinador administrativo de tener una fuerte iniciativa, capacidad de hacer juicios y tomar decisiones de manera independiente, como también debe tener el conocimiento de todas las normas y políticasde cada departamento dentro del comité de organización.

Por ende, sus funciones principales son:

Permisos y licencias ( Coordinación para obtener lo necesario)
Programas de actividades (Proveer, diseñar, definir y elaborar la asistencia de participantes y la programación de actividades)
Seleccionar la ciudad sede ( Selección de la mejor opción)
Convocatoria para elegir la sede (Elaboración de...