Como administrar el tiempo
Páginas: 10 (2432 palabras)
Publicado: 15 de marzo de 2011
tegiaestrategia
Aprende a gestionar tu agenda con trucos útiles para
Horas de
Hacer que los días sean más largos, las horas más extensas o que los segundos corran más lentos es imposible. Pero si gestionamos mejor el tiempo del que disponemos sí podremos conseguir que cunda más. Te damos diversos trucos para que lo compruebes.
l final todo parece reducirse a lo mismo: la falta de tiempo.Está demostrado que uno de los principales motivos de estrés laboral lo provoca lo que Pilar García Lombardía, investigadora del IESE, llama ‘el frenesí del ayer’: “la angustia de lo que tenía que estar hecho y aún no lo está”. Para que organices mejor tu tiempo, pon en práctica estos sencillos consejos: 1. Planifícate. Pon por escrito todas las tareas que tienes que hacer, asignando un tiempo acada actividad, incluyendo los tiempos de desplazamientos y posibles esperas, y siendo generoso con la asignación de tiempos. “Los plazos son buenos y debemos obligarnos a cumplirlos, pero sin convertirnos en esclavos de ellos porque debemos poder hacer frente a imprevistos”, señala Fernando Trías de Bes, autor de El vendedor de tiempo. 2. Una única agenda. “Hay que abandonar la costumbre de teneruna para temas profesionales en la oficina, otra en casa para los asuntos particulares y otra más para llevar siempre encima. Utilicemos una sola para todos los asuntos, y anotemos todos los compromisos (personales y profesionales), de manera que al final “lo que no esté en la agenda, sencillamente no existe”, dice García Lombardía. 3. Escribe a lápiz. Provoca cierto desazón ver los escritosllenos de borrones y dificulta la lectura. Lo importante de una agenda es que nos permita ver en un primer vistazo nuestras obligaciones del día. 4. Facilita la gestión de la agenda. Es decir, si tienes que hacer una llamada, anota
65
minutos
A
Antes, durante y al final del día
Al empezar el día:
Repasa, antes de empezar la jornada, la lista de tareas que has realizado el día anterior.Comprueba si ha habido algún cambio que debas incluir. Es importante que tengas por escrito todo lo que tienes que hacer. Una hora de planificación efectiva ahorra tres o cuatro en la ejecución. Sobre el listado trata de hacer estas tres tareas: agrupar, reducir y simplificar. Comprueba dónde puedes aprovechar las sinergias (desplazamientos rentabilizables para hacer más de una tarea…) y establece lalista de prioridades..
Durante el día:
Realiza las tareas una a una, no pases a la siguiente hasta haber acabado la primera y no te exijas un elevado grado de perfeccionismo. Acuérdate de aplicar los 15 consejos que te proponemos y de hacer frente a los ladrones de tiempo. Actúa siempre con un talante positivo ante los imprevistos, tratando de ver las posibles ventajas que pueden derivarse deuna interrupción, de un aplazamiento, de una demora. Procura mantener cierto orden en la mesa y en el despacho para tener a mano sólo lo que esté relacionado con la tarea que abordas en ese momento. El resto mantenlo fuera de vista aunque perfectamente localizable para cuando lo necesites. Trata de sacar provecho a los tiempos muertos y reflexiona sobre qué aspectos escapan a tu control y por qué.Al finalizar el día:
Repasa la lista de tareas y comprueba si las has cumplido todas, añade a esa lista las tareas que has realizado y no estaban programadas y reflexiona sobre los motivos por los que se han quedado pendientes las otras. Sé sincero contigo mismo y si entre esos motivos se ocultan razones de carácter o de índole interna, trata de identificarlas para corregirlas.
74www.emprendedores.es
controlar tu tiempo hasta el más mínimo detalle
Tómate tu tiempo para
planificar la agenda del día siguiente, apuntando todas las actividades que vas a realizar de inicio a fin.
www.emprendedores.es
75
estrategia
Reúne todas las tareas similares en un determinado momento del día
el teléfono al que has de llamar y así evitas tener que buscarlo en el momento....
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Horas de
Hacer que los días sean más largos, las horas más extensas o que los segundos corran más lentos es imposible. Pero si gestionamos mejor el tiempo del que disponemos sí podremos conseguir que cunda más. Te damos diversos trucos para que lo compruebes.
l final todo parece reducirse a lo mismo: la falta de tiempo.Está demostrado que uno de los principales motivos de estrés laboral lo provoca lo que Pilar García Lombardía, investigadora del IESE, llama ‘el frenesí del ayer’: “la angustia de lo que tenía que estar hecho y aún no lo está”. Para que organices mejor tu tiempo, pon en práctica estos sencillos consejos: 1. Planifícate. Pon por escrito todas las tareas que tienes que hacer, asignando un tiempo acada actividad, incluyendo los tiempos de desplazamientos y posibles esperas, y siendo generoso con la asignación de tiempos. “Los plazos son buenos y debemos obligarnos a cumplirlos, pero sin convertirnos en esclavos de ellos porque debemos poder hacer frente a imprevistos”, señala Fernando Trías de Bes, autor de El vendedor de tiempo. 2. Una única agenda. “Hay que abandonar la costumbre de teneruna para temas profesionales en la oficina, otra en casa para los asuntos particulares y otra más para llevar siempre encima. Utilicemos una sola para todos los asuntos, y anotemos todos los compromisos (personales y profesionales), de manera que al final “lo que no esté en la agenda, sencillamente no existe”, dice García Lombardía. 3. Escribe a lápiz. Provoca cierto desazón ver los escritosllenos de borrones y dificulta la lectura. Lo importante de una agenda es que nos permita ver en un primer vistazo nuestras obligaciones del día. 4. Facilita la gestión de la agenda. Es decir, si tienes que hacer una llamada, anota
65
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A
Antes, durante y al final del día
Al empezar el día:
Repasa, antes de empezar la jornada, la lista de tareas que has realizado el día anterior.Comprueba si ha habido algún cambio que debas incluir. Es importante que tengas por escrito todo lo que tienes que hacer. Una hora de planificación efectiva ahorra tres o cuatro en la ejecución. Sobre el listado trata de hacer estas tres tareas: agrupar, reducir y simplificar. Comprueba dónde puedes aprovechar las sinergias (desplazamientos rentabilizables para hacer más de una tarea…) y establece lalista de prioridades..
Durante el día:
Realiza las tareas una a una, no pases a la siguiente hasta haber acabado la primera y no te exijas un elevado grado de perfeccionismo. Acuérdate de aplicar los 15 consejos que te proponemos y de hacer frente a los ladrones de tiempo. Actúa siempre con un talante positivo ante los imprevistos, tratando de ver las posibles ventajas que pueden derivarse deuna interrupción, de un aplazamiento, de una demora. Procura mantener cierto orden en la mesa y en el despacho para tener a mano sólo lo que esté relacionado con la tarea que abordas en ese momento. El resto mantenlo fuera de vista aunque perfectamente localizable para cuando lo necesites. Trata de sacar provecho a los tiempos muertos y reflexiona sobre qué aspectos escapan a tu control y por qué.Al finalizar el día:
Repasa la lista de tareas y comprueba si las has cumplido todas, añade a esa lista las tareas que has realizado y no estaban programadas y reflexiona sobre los motivos por los que se han quedado pendientes las otras. Sé sincero contigo mismo y si entre esos motivos se ocultan razones de carácter o de índole interna, trata de identificarlas para corregirlas.
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Tómate tu tiempo para
planificar la agenda del día siguiente, apuntando todas las actividades que vas a realizar de inicio a fin.
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Reúne todas las tareas similares en un determinado momento del día
el teléfono al que has de llamar y así evitas tener que buscarlo en el momento....
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