Como armar una base de datos en access

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  • Publicado : 30 de enero de 2012
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COMO ARMAR BIEN UNA BASE DE DATOS

Si decide armar un registro de todos sus libros, videos o CD de música, llevar el control de todos los pedidos que realiza su empresa o, simplemente, almacenar las recetas de cocina que le explicaron, le será muy practico diseñar una base de datos con un programa como Microsoft Access. El tiempo que empleara en introducir toda la información lo armotizarásobradamente cada vez que quiera realizar una búsqueda de datos.
Una de las novedades de Access 2002, incluido en la suite Office XP, es la posibilidad de armar todo tipo de gráficos dinámicos relacionando los diferentes campos de una tabla.

ARMAR LAS TABLAS

Las tablas son el principal elemento para almacenar información en una base de datos. Crear una es muy simple, aunque antes debe pensarbien los campos que vaya a incluir

1)CREAR LA BASE
- El primer paso es crear la base de datos donde se insertaran las tablas
- Para ello, elija base de datos en blanco en el panel de tareas Nuevo Archivo que se activa al abrir Access.
- En el cuadro archivo nueva base de datos, tipee un nombre para la base de datos, elija la carpeta donde quiera guardarla y haga clic en el botón crear.PROYECTO (DATOS EXISTENTES).Esta opción permite crear bases de datos con información procedente de un servidor SQL.

2)GUARDAR UNA TABLA
- A continuación, se abrirá la ventana principal de la base de datos de nueva creación.
- Presione el icono tabla del panel objetos, a la izquierda de la ventana, para activar la vista correspondiente.
- Por ultimo, haga doble clic en la opción crear unatabla en la función Diseño y abrirá el cuadro de dialogo tabla. Donde deberá definir uno a uno los diferentes campos que configuraran la tabla.

Apriete acá para acceder a una ventana donde encontrara otras opciones de creación de tablas, como importar una creada en otra base de datos.
DEFINIR LOS CAMPOS
- Escriba el nombre de los campos en la primera columna 1) y defina el tipo de datos queincluirán – texto, números, fechas, etc. – por medio de la lista desplegable Tipo de datos 2),
- Además, si lo desea, puede tipear un texto explicativo en la columna descripción 3).

ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL
- Tras configurar los campos, puede definir aquellos en los que el contenido de sus registros no podrá repetirse. Para ello, situe el cursor en la celda del campo deseada y aprieteclave principal en la barra vista diseño.
-Por ultimo, cierre la ventana de la tabla. Access le preguntara si desea guardar los cambios y, a continuación, deberá indicar el nombre de la tabla, en el cuadro guardar como.

COLUMNAS DE BUSQUEDA
Se trata de la función de Access que permite definir campos cuyos datos no se deberán tipear sino simplemente elegir de un listado de diferentesopciones. Para crear una columna de búsqueda, basta con seguir los pasos del asistente que se activa al seleccionar Asistente para búsquedas en la correspondiente lista desplegable de la columna tipos de datos.

EL METODO MAS RAPIDO: Si elige crear una tabla introduciendo datos, Access genera automáticamente diez campos predefinidos cuyo nombre podrá cambiar haciendo doble clic sobre su titulo decolumna.
BASE DE DATOS: Archivo que incluye una colección de datos relacionado con un tema o un propósito concreto.
CLAVE PRINCIPAL: Campo cuyo valor no puede repetirse ya que identifica de manera exclusiva los registros de una tabla.
EL ORDEN PREDEFINIDO DE LOS REGISTROS: Access crea índice que ordena los datos de la tabla según el valor del campo clave. Si desea otra indexación, borre la claveprincipal y redefínala con la opción índice de la barra vista diseño.
AUTONUMERICO: Campo que otorga un valor numérico exclusivo a sus registros a medida que se incorporan a la tabla.
OBJETO OLE: Campo que integra como valor un objeto de otra aplicación compatible gracias a la tecnología OLE.

¿Y SI OLVIDE DEFINIR UN CAMPO?
Utilice el botón insertar filas de la barra de herramientas...
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