Compras y abastecimientos

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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

I. RELACIONES DE LA FUNCION DE COPRAS Y ABASTECIMIENTO CON LA ORGANIZACIÓN.

1. CONSIDERACIÓN ORIGINAL DE COMPRAS

Antes de adquirir un articulo, se debe decidir si debe o no comprarse, a que precio, de que calidad y rendimiento, en que cantidad y en que momento.

2. ORIGEN DE LA REQUISICIÓN DE COMPRASCuando se decide comprar algo, esta decisión es tramitada por medio de una requisición previamente autorizada, misma que puede tomar las siguientes formas: una tarjeta de reorden, repetitiva, una forma de requisición de rutina o un memorando.

3. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES POSIBLES

La Función de Compras, tiene la obligación de hacerse cargo de la adquisición basándose en conocimientos yexperiencias con los proveedores, para determinar al Proveedor que ha de surtir la Orden, para esto el Representante de Compras debe comunicarse en forma verbal o escrita con el Proveedor y solicitarle la cotización.

4. SELECCIÓN DE LA FUENTE

El Representante de Compras, debe elegir a que proveedor confiara la Orden dependiendo de las Condiciones que este otorgue, como son calidad,precio credito o financiamiento y servicio.

5. TRAFICO Y RUTAS

Es función del Departamento de Compras, seleccionar el método mas económico y confiable para transportar la mercancia, en caso de que el Proveedor no preste ese servicio.

6. EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRAS

Cuando se llega a un arreglo con el Proveedor, todos los acuerdos tomados, deben registrarse claros ycompletos en la orden de compra, de manera que esta representa una obligación contraída por la Compañía y por el Proveedor.

7. RASTREO Y ABASTECIMIENTO DE LA COMPRA

El rastreo se refiere a revisar, con el Proveedor, el cumplimiento de su obligación, pero el aceleramiento consiste en la actividad realizada para asegurar la entrega pactada en el tiempo programado. El rastreo y lavigilancia para que se cumpla el plazo de la entrega, casi siempre es efectuado por el Departamento de Compras pero por lo regular, lo lleva a cabo personal de otros departamentos, con la debida autorización y cuidado de Compras.

8. RECEPCIÓN E INSPECCION

Consiste en recibir el material solicitado, paralelamente con un examen físico de este, para determinar si llego lo que se estipulo en la Ordende Compra, lo hace usualmente personal independiente del Departamento de Compras, enfocado mas que nada, al aspecto de auditoria, estas funciones se realizan continuamente con las de almacenamiento y manejo de materiales.

La inspección puede consistir, en el conteo o la revisión del talón de entrega, hasta las pruebas de laboratorio, con objeto de examinar la calidad del material y paraposteriormente, de ser necesario, recurrir a la inspección técnica.

9.VERIFICCION DE FACTURAS Y PAGOS

Esta Función generalmente es realizada por el Departamento de Contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado, de las facturas, dependiendo de esto, se procede a dar el visto bueno para pagar al Proveedor. Las facturas necesitan tres exploraciones, la primera verificar, por medio delos documentos de recepción, si el material facturado corresponde al entregado, segunda, confrontar con la Orden de Compra que los precios y acuerdos estén conforme a lo establecido por el Agente de Compras, tercera, comprobar su corrección matemática.

10. CONTROL DE MATERIAL Y DE INVENTARIOS

El control de materiales pretende asegurar el abastecimiento suficiente, pero no redundante detodos los materiales y de los abastecimientos de la calidad requerida.

Cuando se expiden reordenes, debe tomarse en cuenta la capacidad del Almacén y las condiciones económicas de compra.

Los niveles de inventario, consisten en un limite mínimo y otro máximo de existencias, el mínimo busca asegurar la continuidad de las operaciones y un máximo, que esta determinado por limitaciones de espacio,...
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