Compras

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Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas,luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra .
Con la orden de compra el servicio que realizó el requerimiento podrá recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con ordenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor.
La Orden de Compra y el alta del material en el servicio habilita luego el pago de los bienes queserá realizado por la oficina de PAGOS.

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:
Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
Pago de adquisiciones
Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó
Principales funciones típicas de compras
Selección de proveedor
Solicitar compras
Comprar
Dentrode la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:
Recepción
Crédito y Cobranzas
Caja-Pagaduría
Contabilidad
Financiero
Contraloría
Compras

La función de Compras tiene como objetivos:
Reducir el nivel de inventario
Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
Implantar control de calidad en las compras
Establecer políticas deadquisición y licitación
Mantener registro de los productos
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
Total de compras/Número de compras
Porcentaje de compras rechazadas
Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
Inventario/Ventas
Costo promedio de Orden de compra
Tiempo promediode entrega de pedidos
Número de orden por mes en comparación con el año anterior

PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES
ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas
BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega:Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:
Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales sealmacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.
BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.
BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual seefectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.
CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.
CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en lasoperaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable
COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es...
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