Compras

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Concepto de organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana, o grande debe aplicar el proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración, dirección y control) para funcionar eficazmente pues ello le permitirá crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen, y controlen todas las actividadesde la empresa.

En este caso el departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar acada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Esa función es responsable por el establecimiento del flujo de los materiales en la empresa. Por el seguimiento junto al proveedor y por la organización de la entrega.

Plazos de entrega no cumplidos pueden crear serias perturbaciones para los departamentos de produccion, ventas, pero la función de compraspuede reducir el número de problemas para ambas áreas, además de adicionar lucros.

Estructura organizacional.

La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista mas amplio, comprende tanto la estructura formal (queincluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.

Sus elementos fundamentales son:

• Especialización de actividades: Agrupacion en unidades de trabajo, también llamada departamentalización.
•Estandarizacion: Uniformar de manera congruente las instrucciones y normas a través de políticas y procedimientos hacia los subordinados.
• Coordinacion: Armonia y concidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.
• Tamano: Determina si es una empresa pequeña, mediana o grande, y el sistema con el que se trabajara, es decir, centralizado, descentralizado o mixto.Cabe mencionar, que para lograr una adecuada organización del Departamento de Compras se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

➢ Fijar objetivos.
➢ Que sea Funcional.
➢ Establecer el tipo de organización.

Tipos de organización

▪ Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguosejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma deorganización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.


▪ Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa,distingue y especializa: Es el germen del staff.


▪ Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional,...