Compras

COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento detodo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Funciones:
1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesarioverificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.
3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligaciónproveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

ESQUEMA DEL PROCESO DE COMPRAS



POLÍTICAS
Generales
El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.
Los contratos yacuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan al Tecnológico de Monterrey Campus Ciudad de México, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste determine en los procesos establecidos.
El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.Cada Departamento es responsable del control de su Presupuesto asignado (saldo en cuenta).
Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría del Tecnológico de Monterrey Campus Ciudad de México.
Todos los departamentos el Tecnológico de Monterrey Campus Ciudad de México deberán utilizar la carteraautorizada de Proveedores.
Asignación de compradores por dirección, cada dirección y/o división tiene asignado un comprador con el cual podra pedir respuesta a las requisiciones de compra.
No se aceptan trámites por alumnos becados.
Cotización y pagos
Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuariodeberá ser evaluada con dos meses de anticipación.
Una vez hecha la cotización, se hace el apartado presupuestal correspondiente.
El Departamento de Compras es el único responsable de efectuar todas las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compra. Cualquier pago tramitado fuera de este proceso será rechazado automáticamente.
La requisición de compra que no cuente conpresupuesto suficiente o con cuentas incorrectas será cancelada automáticamente y se notificará por escrito vía correo electrónico al solicitante, indicándole el motivo.
Compras en rubros específicos
Existen ciertos tipos de compras que requieren el Vo.Bo. De los siguientes Departamentos:
Publicidad (Lic. Alma Martínez). - Todo tipo de material impreso o estampado con el logotipo del Tecnológico deMonterrey Campus Ciudad de México, reimpresiones y publicidad en general se realizará solo con los proveedores autorizados por el Tecnológico de Monterrey, pedir lista en compras.
Informática y Dirección de Tecnologías de Información (Ing. David Ramírez). - Equipo de cómputo, medios de impresión, software, telecomunicaciones, telefonía, radios y equipo especializado de audio y video....