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UNIDAD IV EL PROCESO DE COMPRA



4.1 REQUISICIÓN DE COMPRA: DEPARTAMENTAL Y DE PRODUCCIÓN
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía. La mayor parte de estosformatos incluye:
Numero de requisición
Nombre del departamento o persona que solicita
Centro de costos del solicitante
Cantidad de artículos solicitados
Descripción del artículo
Precio unitario
Precio total
Proveedor o sugerencia del mismo
Fecha de entrega requerida
Firma autorizada.
Características del la requisición de compra:
Una requisición de compra es propiedad del Departamento que laorigina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó.
En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también esresponsable de la administración del inventario.
Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
4.2 COTIZACIÓN
Es el documento que generalmente envían los proveedores y en el que manifiestan aldepartamento de compras, el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garantía que ofrecen.
Es el documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
Elementos importantes de la cotización:
Precio unitario y total
Condiciones de entregaDisponibilidad de los materiales ( si los tiene para entrega inmediata o el tiempo en que puede surtirlos)
Condiciones de pago
4.2.1 CUADROS COMPARATIVOS POR PROVEEDOR
Para desarrollar una buena política de compras es necesario analizar, valorar y comparar las cotizaciones solicitadas, una vez que las hayamos recibido.
Es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, losdescuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa, etc.
Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:
Preseleccionar las cotizaciones recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminaremos la cotización delproveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.
Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
Elaborar un cuadro comparativo de proveedores. Este cuadro en resumen debe reflejar información sobre aspectos principales como el precio o la calidad.Factores de Selección
Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales, gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.
Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, haciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc.
Los factores de servicio comprendenotros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como el plazo de entrega, el servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente.
Criterios de Valoración
Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (el factor económico, el factor servicio y el factor de calidad) en función de la importancia que tenga cada...