compras

Orden de compra
Para tratar de entender la importancia que tiene el proceso de administración y manejo de órdenes de compra dentro del proceso comercial, podríamos ejemplificarlo con el funcionamiento de la maquinaria de un reloj en el que todas y cada una de las piezas que lo componen, son indispensables para mantener su óptimo desempeño, para mover segundo a segundo cada manecilla. Si algunode los engranes que componen la maquinaria no funciona con precisión, seguramente el reloj marcará una hora inexacta. En el proceso comercial, cada uno de los elementos que lo componen, son de vital importancia para obtener un óptimo nivel de eficiencia y ese es el caso de la orden de compra. La importancia de este elemento radica en su función como detonador del proceso de abasto de la mercancíay proporciona continuidad al ciclo comercial.
Sin embargo, tal como sucede con el ejemplo de la maquinaria del reloj en el que todos los elementos están íntimamente relacionados, en el proceso comercial sucede lo mismo
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidado requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas. Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial.
Un factor clave en la operación del proceso es el correcto uso y aplicación de los estándares. Sinembargo, la interpretación y el uso que se les da dependen directamente de las necesidades del negocio.
La orden debe contener información comercial y específica bajo condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir; así como los términos de entrega, las penalidades por incumplimiento, descuentos, bonificaciones, etc.
¿Qué es EDI?
EDI por sus siglas en inglés(Electronic Data Interchange) es el intercambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación, sin intervención humana y sin papel, entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de negocios entre las empresas. En lugar de preparar los documentos y enviarlos a través del correo o utilizar otro medio decomunicación, los usuarios de EDI, intercambian la información de negocios directamente entre sus sistemas de información.
EDI es independiente de los sistemas internos de las empresas, ya que su enlace con ellos se establece como una fuente de información.
EDI se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurando que todos los participantes utilicen un lenguaje común de Negocios. Un mensajeconsiste en formatos uniformes adoptados para la transmisión electrónica de los documentos de negocios (las transacciones). Además, incluye elementos de seguridad y control referentes a la utilización de las transacciones.
Es importante destacar que el intercambio electrónico de datos no sólo comprende la recepción de información, sino todo un ciclo de transacciones de una empresa, desde la ordende compra hasta el aviso de pago que pone fin al proceso. De tal manera que la transmisión de datos es de forma bidireccional recibiendo y enviando información automatizada sin la necesidad de volver a capturar datos en ningún punto del proceso.
EL PROCESO COMERCIAL
Para entender la importancia que tiene la administración y manejo de órdenes de compra, es necesario conocer al detalle cómo operael ciclo comercial.
Negociación comercial
Esta fase del proceso inicia cuando el fabricante programa reuniones con los detallistas para comunicarles las características y beneficios de un nuevo producto, o bien, para negociar el precio y las condiciones comerciales de productos ya existentes. Una vez que el detallista acepta el nuevo producto o las modificaciones acordadas, el fabricante debe...