Compras

REQUISICIÓN DE COMPRA
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de cada compañía,
Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el encargado del departamento de compras, así como porel responsable de ejercer el presupuesto.
La mayor parte de los formatos incluye:
* Numero de requisición.
* Nombre del departamento o persona que solicita.
* Cantidad de artículos solicitados.
* Identificación del número de catálogo.
* Descripción del artículo.
* Precio unitario.
* Precio total.
* Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados.* Costo total de requisición.
* Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
* Firma autorizada.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentaruna factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
* Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.
* Número de orden de compra.
* Nombre y dirección del proveedor.
*Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
* Términos de entrega y de pago.
* Cantidad de artículos solicitados.
* Número de catálogo.
* Descripción.
* Precio unitario y total.
* Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden.
* Firma autorizada.
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento decontabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

COTIZACIÓN
Es una representación en términos contables de las actividades a realizar por una organización, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificación, de coordinación y de control de funciones.
Las cotizaciones son necesarios ya que:
* Muestran lasconsecuencias financieras de los planes.
* Definen los recursos necesarios con el fin de cumplir los planes.
* Proporcionan un medio para medir, supervisar y controlar los resultados en comparación con los planes.
La cotización de compras es la programación de las compras, en forma tal que satisfaga oportuna y adecuadamente las exigencias de materiales del proceso productivo.
La planificación de lascompras debe regirse por las siguientes consideraciones:
* Facilidades de almacenamiento.
* Costo de almacenaje y seguro.
* Descuentos al mayor y plazos de entrega.
* Precio de los materiales.
* Disponibilidad de capital de trabajo.
* Intereses de capital inmovilizado.
Estas consideraciones obligan a mantener un inventario mínimo de materiales, es decir, el necesario paraabastecer oportunamente el proceso de la producción y conservar un margen de seguridad contra cualquier contingencia, como: demoras o fallas en las entregas de los pedidos por parte de los proveedores.
La cotización de compras viene a constituir una orden permanente de la gerencia, para la compra de un determinado número de unidades de material, de determinada calidad y a un precio aproximado; alo cual tienen que ceñirse las personas involucradas en las actividades de compra; poniéndose en evidencia de inmediato las desviaciones.
Las cotizaciones para acreedores o compras se deriva del presupuesto de producción y establece los desembolsos por materias primas partes terminadas y trabajos de herramientas por cada período; considerando que el presupuesto de producción define que se...