compras

Compra de Insumos y Servicios
Política Autorizada
Clave
AYF-COM-001

Objetivo
Alcance
Dirigida a

Normar la adquisición de bienes y servicios para dar continuidad a las operaciones de la Empresa.
Konica Minolta Business Solutions de México.
Todos los empleados de la Empresa.

Definiciones

1) Requerimiento de Compra es la solicitud interna para iniciar el proceso para adquiririnsumos o
servicios.
2) Cotización de Insumos y Servicios es el formato que integra las cotizaciones de los diversos
proveedores, muestra las alternativas de elección para realizar la Orden de Compra.
3) Orden de Compra es el documento de solicitud de compra al proveedor, el cual plasma el
compromiso para obtener un determinado material o servicio, en una cantidad determinada a un
preciodeterminado y en una fecha acordada, previamente autorizada.
4) Contrato de Adquisiciones es el acuerdo por escrito cuando el propósito principal es adquirir, por
compra o arrendamiento, materiales o servicios para el beneficio de la Empresa.
5) Gastos Recurrentes es el pago o desembolso por insumos o servicios de actividades constantes,
regularmente establecidas en fechas determinadas.
6) Gastos NoRecurrentes es el pago o desembolso por insumos o servicios de actividades
esporádicas o temporales.

Reglas

7) La solicitud para la compra de insumos y servicios debe ser por medio del formato que corresponda
y dirigido al área asignada conforme a lo establecido en el Anexo 1 “Áreas asignadas y formatos
para solicitar Insumos y Servicios”.
8) Se debe de contar con un mínimo de trescotizaciones por insumo o servicio, a través del formato
“Cotización de Insumos y Servicios”, ver Anexo 7, salvo en los Gastos Recurrentes que No es
necesaria una “Orden de Compra”, ver Anexo 8.
9) La Gestión de Gastos Recurrentes debe realizarse conforme a lo establecido en el anexo 4, “Tipos
de Gastos”.
10) La solicitud de insumos y servicios al proveedor debe ser a través de la Orden deCompra, ver
Anexo 8.
11) Para los insumos y servicios menores a $500.00 m/n, No se debe elaborar la Cotización de Insumos
y Servicios, ver Anexo 7.
12) La entrega de los bienes o servicios deben ser de conformidad con las condiciones establecidas en
la Orden de Compra, debiendo estar firmada de acuse de recibo, por parte del área que recibe el
bien o insumo.
13) En los casos que se requierarealizar un Contrato de Adquisiciones se debe:
a. Contar con presentación de servicios del Proveedor.
b. Realizar una visita a las instalaciones del proveedor.
14) Los nuevos contratos con proveedores o aquellos en los que surja alguna modificación, deben
considerarse sean revisados por el área de Legal.
15) La Compra de Insumos y Servicios relacionados a Eventos y Expos debe sujetarse alpresupuesto
asignado y autorizado previamente.
16) La compra de Insumos y Servicios relacionados a Eventos y Expos debe realizarse por el área de

Versión 2.0
Elaboró: Control Interno

Publicación: 1 / Diciembre / 2013
Próxima Revisión: 1 / Diciembre / 2014

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Compra de Insumos y Servicios
Política Autorizada
Reglas (Continúa)

Mercadotecnia.
17) Los niveles de autorizaciónpara la compra de insumos y servicios debe ser conforme a lo
establecido en el Anexo 3 “Límites de Autoridad de Gastos”.
18) Queda estrictamente prohibido:
a. Separar gastos en transacciones múltiples en un esfuerzo por cumplir en los niveles de
autorización, es decir el monto autorizado debe ser conforme al total del insumo o servicio
solicitado, aun cuando se acuerde que los pagos seanfraccionados.
b. Comprometer pagos al proveedor.
19) Los gastos que se llegaran a realizar relacionados a pagos periódicos, rentas, etcétera, deben ser
considerados en su totalidad, para obtener el nivel de autorización correspondiente.
20) Los proyectos, tales como reuniones y eventos o alguna reubicación donde se utilicen los servicios
y / o materiales de proveedores múltiples, será...