Comunicacion eficaz

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  • Publicado : 28 de noviembre de 2010
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CÓMO ESTRUCTURAR SU PRESENTACIÓN PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

La estructuración de la presentación está dada por la forma en que se seleccionan, ordenan y relacionan los conceptos, ideas y datos para construir y comunicar los mensajes.
La comunicación se desarrolla en forma lineal en el tiempo (una frase por vez o una palabra después de la otra), pero los mensajes son siempremultidimensionales, con muchos componentes, de distinta naturaleza y diversas relaciones entre ellos.

Dificultades en la comunicación:
- fallas de estilo: oraciones largas, vocabulario técnico, etc.
- poco coherencia en la estructura
Para lograr una comunicación eficaz, debemos indicarle a la audiencia la forma en que queremos que organicen las ideas, conceptos y datos que están recibiendo, para noreducir su nivel de atención y para que no la organicen según sus pre-conceptos o experiencias sobre el tema.

Características que debe tener la organización de los componentes de información para tener un mensaje claro:

Introducción
Debe tener una introducción que genere un acuerdo entre presentador y audiencia donde se siembre la pregunta que se responderá durante la presentación ysintetice en forma completa todo lo que se verá durante la presentación a través de un resumen ejecutivo.
Una buena introducción es breve (60 segundos aproximadamente).
Componentes o pasos para una adecuada introducción:
- Situación: contenido descriptivo y no controversial en los que la escuchan.
- Complicación o shock técnico: describe cómo esa situación es afectada por ciertos eventos.Genera el interés que justifique a la audiencia invertir su atención, escuchando al orador durante los próximos minutos.
- Pregunta: plantearla cuando la introducción del tema logró captar la atención de la audiencia.
- Respuesta: cuando se genera un adecuado nivel de ansiedad e interés en el tema y queda clara la pregunta que se responderá, se debe reducir esa ansiedad a través de unasíntesis de la respuesta (introducción). La misma debe ser breve y consistente en su contenido para que la audiencia capte la idea del mensaje principal que se quiere transmitir. Es la punta de la pirámide.

Forma piramidal
En la cima de la pirámide está la pregunta que se genera en la introducción. La comunicación debe comenzar por el mensaje principal y continuar con los argumentos que soportan yjustifican el mensaje (de arriba hacia abajo).
Los conceptos (ideas, datos, conclusiones,etc.) son los ladrillos de la pirámide. La clave es seleccionar cuáles se incluirán en la presentación, cómo organizarlos en función de la relación entre los mismos y definir la secuencia en que se presentarán.
La pirámide se construye de abajo hacia arriba, a partir de datos reales o que sean conocidos yaceptados por todos, lo cual permitirá dar soporte a las conclusiones. Estas conclusiones, sumadas a otras, permiten generar conclusiones de un mayor nivel de abstracción, hasta responder la pregunta.
La pirámide se presenta de arriba hacia abajo, donde se empieza por la respuesta y luego se la argumenta con las sucesivas conclusiones, bajando por las distintas ramas de la pirámide.
Beneficiosde la estructura piramidal para el orador y para la audiencia:
▪ Simplifica el proceso de preparación de la presentación:
- Permite identificar desde el inicio de manera fácil y rápidamente, los componentes a incluir dentro de la misma.
- Ordena los conceptos de forma que sean fáciles de asociar y relacionar, e identificar la razón por la que forman parte de la presentación.
-Asegura que la presentación es completa.
- Simplifica los apoyos visuales y su organización dentro de la presentación.
▪ En la ejecución de la presentación, aumenta la flexibilidad y facilita a la audiencia la retención y entendimiento de los mensajes, ya que al presentar las principales conclusiones y luego avanzar sobre los elementos que la soportan baja el nivel de ansiedad de la...
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