Comunicacion Interna

Procedimiento de Gestión

Fecha: 05 – 01 – 2009

PG-10 Comunicación interna y externa

Versión: 1

Aprobado por: Gerencia General

Pagina: 1 de 7

Comunicación interna
y externa

1.

Procedimiento de Gestión

Fecha: 05 – 01 – 2009

PG-10 Comunicación interna y externa

Versión: 1

Aprobado por: Gerencia General

Pagina: 2 de 7

Objetivo
Establecer un procedimientopara disponer de un sistema de Comunicaciones que
asegure el intercambio de información en todos los niveles de la empresa, así como
también recibir, registrar y dar respuesta a comunicaciones externas.

2.

Alcance
Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones generadas y recepcionadas en
TROPIFLOR A.G.

3.

Definiciones y Abreviaturas
3.1

Comunicación interna: Comunicacióncorrespondiente a las actividades que se
desarrollan al interior de la empresa.

3.2

Comunicación externa: Comunicación que se sostiene con las partes
interesadas externas.

3.3

Medio de Comunicación: Toda forma oral y/o escrita que permita transmitir
información, dentro de las cuales están: las comunicaciones verbales, escritas,
correo electrónico e información disponible encarteles.

3.4

Parte Interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo que tiene
interés o esta afectado por el desempeño de una organización.

Para mas definiciones y abreviaturas ver “PG-01 Elaboración y control de
documentos”.
4.

Documentos de referencia
4.1

ISO-9000-2005 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.

4.2

ISO-9001-2008 Sistemas degestión de calidad – Requisitos (5.5.3), (7.2.3).

4.3

ISO-14001-2004 Sistemas de gestión ambiental – Especificación con orientación
para su uso (4.4.3).

4.4

OHSAS-18001-2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud ocupacional –
Requisitos (4.4.31), (4.4.3.2).

5.

6.

Procedimiento de Gestión

Fecha: 05 – 01 – 2009

PG-10 Comunicación interna y externa

Versión: 1Aprobado por: Gerencia General

Pagina: 3 de 7

Responsabilidades

5.1

Es responsabilidad de Recepción y Secretaria, recepcionar, controlar y
responder la documentación externa.

5.2

Es responsabilidad de todos los encargados de generar y recepcionar
comunicaciones, conocer y aplicar este procedimiento. (ver PG-01 Elaboración y
control de documentos 6.2.2)

Descripción
6.1Manejo de comunicaciones
Para el manejo de las comunicaciones internas como externas, se tomaran en
cuenta los documentos como ser: cartas, comunicados, memorándum,
licitaciones, cotizaciones, fax, etc.
6.1.1 Cartas internas
Se empleará para la correspondencia dirigida al medio de la empresa,
cuando se comunique a los empleados situaciones de tipo laboral como
ser: vacaciones, licencias,aceptaciones de renuncia, solicitudes de
documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación,
invitaciones, llamadas de atención, y situaciones análogas, en el formato
oficial y codificación definida en “PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de
otros documentos” (6.1.1, 6.2.1).
6.1.2 Cartas externas
Para responder y enviar correspondencia externa, se utilizara el formato
oficial yla codificación definida en “PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de
otros documentos” (6.1.1, 6.2.2).
6.1.3 Comunicados
Se emplean para dar a conocer información de carácter general o
normativa a un grupo destinatario. Los comunicados pueden ser emitidos
por cualquier Gerencia o Departamento. (ver PG-01-IT-01 Formatos y
contenidos de otros documentos 6.1.2, 6.2.3).

Procedimiento de GestiónFecha: 05 – 01 – 2009

PG-10 Comunicación interna y externa

Versión: 1

Aprobado por: Gerencia General

Pagina: 4 de 7

6.1.4 Memorándum
Se utilizará para el manejo de comunicación entre Gerencia General,
Gerencia Operativa y Gerencia Legal y RRHH, con el fin de transmitir
información al personal de carácter estrictamente laboral, como ser las
llamadas de atención. (ver...