concepto consecutivo de documentos despachados

Objetivo:
Entregar las comunicaciones oficiales, de forma externa e interna.
Alcance:
Aplica a todos los documentos que deben ser despachados.


Definiciones:
· Correspondencia Oficial: Son todasaquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
· Correspondencia: Son todas lascomunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título delfuncionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en laUniversidad
Correspondencia Despachada Externa: Es aquella correspondencia que tiene como destino una persona o entidad localizada fuera de laUniversidad. ·
Correspondencia Despachada: Es aquella que seproduce en la Universidad para ser enviada entre Unidades Académicas Administrativas (UAA) o fuera de la Universidad, como por ejemplo: comunicaciones oficiales, revistas, afiches de eventos, seminarios,entre otros.
· Correspondencia Despachada Interna: Es aquella que tiene como destino una UAA dentro de la Universidad y los organismos que operan
Dentro de el

Registro de Comunicaciones Oficiales: Esel procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en su sistema informático de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de lapersona y/o entidad destinataria o remitente, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y Tiempo derespuesta (si lo amerita), entre otros.
· DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental. · Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un...