DESPACHO DE DOCUMENTOS
Páginas: 3 (607 palabras)
Publicado: 22 de febrero de 2015
INSTRUCTIVO PARA DESPACHO DE DOCUMENTOS
Despacho de Documentos
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficinapuede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.
Pasos para el Despacho de Documentos
1.Elaboración: En ella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le deben dar al documento a elaborar según la actividad administrativa que debe registrar.
En esta fase se estableceel modelo y estilo, las normas Icontec, las márgenes y el color de la tinta.
2. Firma: Una vez elaboradas las comunicaciones, se procede a la firma del encargado de la información definido en losmanuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
3. Traslado: Una vez firmadas lascomunicaciones el patinador o mensajero las llevara a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.
4. Verificación: En esta fase se le realiza revisión a las comunicaciones,verificando que cumpla con las normas establecidas para la elaboración y trámite.
En ellas se revisa: Las normas jurídicas y técnicas
Requisitos de la presentación
Firmas autorizadasRelación entre antecedente y respuesta
Anexos
Cantidad de copias
5.
5. Numeración y fechado: En esta fase se le asigna el número consecutivo a la comunicación estampándolo en la primera línea de lacomunicación.
6. Registro: Una vez terminadas todas las fases se procede al registro, el cual consiste en la anotación e los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro,para su control y trámite.
7. Separación: Una vez enumerada y fechada la comunicación se procede a su distribución, separando las piezas de salida para realizar su despacho.
8. Envió:...
Despacho de Documentos
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficinapuede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.
Pasos para el Despacho de Documentos
1.Elaboración: En ella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le deben dar al documento a elaborar según la actividad administrativa que debe registrar.
En esta fase se estableceel modelo y estilo, las normas Icontec, las márgenes y el color de la tinta.
2. Firma: Una vez elaboradas las comunicaciones, se procede a la firma del encargado de la información definido en losmanuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
3. Traslado: Una vez firmadas lascomunicaciones el patinador o mensajero las llevara a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.
4. Verificación: En esta fase se le realiza revisión a las comunicaciones,verificando que cumpla con las normas establecidas para la elaboración y trámite.
En ellas se revisa: Las normas jurídicas y técnicas
Requisitos de la presentación
Firmas autorizadasRelación entre antecedente y respuesta
Anexos
Cantidad de copias
5.
5. Numeración y fechado: En esta fase se le asigna el número consecutivo a la comunicación estampándolo en la primera línea de lacomunicación.
6. Registro: Una vez terminadas todas las fases se procede al registro, el cual consiste en la anotación e los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro,para su control y trámite.
7. Separación: Una vez enumerada y fechada la comunicación se procede a su distribución, separando las piezas de salida para realizar su despacho.
8. Envió:...
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