Concepto de documento y documento de archivo

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ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento Es todo aquello que contiene información, independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano. Documento es todo aquel objeto utilizado por los seres humanos para fijar una información y queactúa como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imágenes. El término documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto . Por ello, trataremos de ubicar la definición de documento de archivo en un concepto que nos sirva para entender mejor su significado. Etimológicamente, la palabra documento está relacionada conel verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza. La siguiente gráfica muestra la extensión decreciente del concepto de documento en algunas ciencias.

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDESOANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Concepto de Documento en Algunas Ciencias de la Información

Todo objeto físico

Objetos que pueden exhibirse

Testimonio del pasado humano

Mensaje cultural que se edita

Texto que surge de tramitaciôn

Texto con validez legal

Escrito en papel
Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Documento de Archivo: Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.” Archivo General de la Nación

También es posible definir el documento dearchivo como un soporte que contiene información realizada por la entidad que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempeñar. Su producción responde a los objetivos o a las actividades propias de la entidad que le da origen. ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

> Soporte: Hace relación a la parte material o física (papel, cinta, disco). > Técnica: Medio que fija ytransmite el contenido: escritura, códigos, signos. > Estructura: Hace referencia al formulario y a las cláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. > Contenido o asunto: Mensaje o información que transmite el documento. CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Se refieren tanto a su estructura física como a sucontenido, están identificados así: Caracteres Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales. Entidad productora: Es la persona o corporación que produjo el documento, ya sea pública o privada. Puede observarse en el membrete. Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función administrativa, la acción que ejecuta una persona o corporación en eldesempeño de un programa (firma y cargo del responsable).
Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Fecha y lugar de producción: Indica dónde y cuándo fueron producidos los documentos. Contenido sustantivo: Se refiere al asunto o tema que trata una unidad documental. Caracteres Externos: Clase, tipo, forma,formato, cantidad. Clase: Textual, no textual Tipo: Se refiere a la especie documental, que revela tanto el contenido como la estructura física del documento: carta, memorando, circular, informe, acta. Forma: Original o copia Formato: Unidad archivable, expediente, legajo, libro El expediente es un conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una...
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