Conceptos fundamentales para abordar la gestión documental en la empresa

CONCEPTOS FUNDAMENTALES PARA ABORDAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

Es necesario situar la gestión de los documentos en los parámetros correctos para poder entender en qué medida lastecnologías Intranet pueden proveernos de herramientas efectivas para gestionar los documentos, y hasta qué punto nos encontramos con soluciones que aún resultan insuficientes. Para ello hay que tener muyclaros una serie de conceptos básicos:

• La concepción del documento: La materia de la gestión documental son los documentos. Podemos definir éstos como "información registrada en un soporte,producida o recibida por una organización o individuo como producto de la iniciación, desarrollo y conclusión de una actividad”. Esta definición implica:
a) Que el concepto del documento esindependiente del medio y del soporte en el que se genera (voz, imagen, datos, textos hechos a mano o con medios ofimáticos, capturados por escáner, bajados de Internet, etc.). El secreto del éxito de unproyecto de gestión documental, consiste en gran medida en definir lo que es un documento y lo que no lo es, y si éste es simple o compuesto. Sin embargo esta es una tarea no siempre fácil que requiere laexperiencia en técnicas de gestión de la documentación.

b) Que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. Deaquí deriva una de las funciones más importantes de un sistema de gestión documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por suvalor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo.
El sistema de gestión documental: La gestión documental se debe articular como unsistema (y no nos referimos a sistemas informáticos) con una triple vertiente:

a) Un diseño y estructura conceptual que debe de dotar de un armazón lógico y racional a la documentación de la...