Conciliaciones

INFORME DE AUDITORIA Nº 405

A LA ADMINISTRACIÓN

Ref: conciliaciones bancarias realizadas.

Con el fin de ordenar la lectura del presente informe, se expone a continuación la clasificación temática del mismo:

1. introducción

2. comentarios

3. conclusiones

4. recomendaciones

INTRODUCCIÓN

Origen
La revisión se efectuó como parte de la ejecución de estudiosprogramados en el plan anual de trabajo de la Auditoria para el periodo 2009.

Objetivos
El presente estudio tuvo como objetivo evaluar la efectividad de los controles internos que operan en la institución en lo que respecta a la realización, revisión y autorización de conciliaciones bancarias, así como el análisis de partidas que se muestran como pendientes en cada una de ellas.

Alcance
Larevisión comprendió las conciliaciones de las cuenta bancarias registradas a nombre de la empresa y que se muestran en los estados financieros, con corte al 31 de diciembre del 2009. Se analizaron las partidas que a dicha fecha se mostraban como pendientes, así como los comprobantes, cheques, documentos de cargo o crédito y los respectivos asientos de diario con los que se afectaron las diferentescuentas contables.

COMENTARIOS

Ajustes mostrados en las conciliaciones bancarias
La revisión de las conciliaciones bancarias también mostró una práctica que consideramos debe corregirse, ya que como pudimos observar en la conciliación de la cuenta en dólares No. 000-616461-0 del Banco Nacional de Costa Rica, se muestra la partida por ajuste correspondiente al diferencial cambiario. En igualforma, se reflejan las sumas relativas a los cheques en cartera, tanto en dicha cuenta como en la No. 2169-1 registrada en la misma institución bancaria.
Consideramos que, si dichos ajustes han sido debidamente registrados en la cuenta mayor respectiva para efectos de reflejar el saldo correcto a una fecha determinada, no deberían ser mostrados dentro de las partidas conciliatorias.

Condiciónde algunas partidas conciliatorias
La cuenta bancaria 2169-1 muestra como pendiente de registrar en nuestros libros la ND 20848850 del 10 de febrero del 2004 por un monto de ¢61.018. A la fecha de nuestro trabajo de campo, no se habían realizado gestiones ante el banco a efecto de definir su registro.
Revisando los orígenes de éste documento, se concluye que fue emitido por el banco para reversarsu partida acreedora del 23 de enero del 2004 mediante NC 0810989, con el que a su vez corrige el crédito No. 336092 del 31 de julio del 2001 por ¢61.108 y que el banco no reportaba como registrado en su oportunidad. Cabe mencionar que el registro de la NC 20810989 la confeccionó el banco como producto de las gestiones realizadas por la Dirección Administrativa Financiera en su oportunidad.
Porla trayectoria que ha tenido esta partida y por la variedad de movimientos involucrados, es necesario que se realice una revisión detallada de cada uno de ellos hasta determinar la realidad de su procedencia.
Entre los cheques que estaban pendientes de entrega se revisó el No. 10912 fechado 29 de octubre del 2003 de la cuenta No. 2169, que fue emitido como complemento de los pagos efectuados ala Fundación Editorial Costa Rica por concepto de cuotas rebajadas a los funcionarios de la ARESEP que en su oportunidad adquirieron libros a dicha entidad.
Al revisar en detalle los motivos de su permanencia dentro de las partidas conciliatorias, nos llama la atención que este proveedor tuvo como norma el retiro de cheques anteriores transcurridos pocos días de su emisión.

También observamosque en el pago correspondiente al mes de Julio del 2003, se reconocieron ¢5.625 colones de más, los cuales fueron deducidos en igual forma a uno de los funcionarios que mantenían una obligación con ésta fundación.
Este caso lo hicimos del conocimiento de la Jefatura de Finanzas por medio del oficio No. 048-AI-2004 del 19 de mayo del 2004, a efecto de que aplicaran las acciones correctivas de...