Confección, codificación, modificación, distribución y control de documentos

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CONFECCIÓN, CODIFICACIÓN, MODIFICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Establecer el mecanismo para la codificación, modificación, distribución y control de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

ALCANCE

Todos los sectores.

ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

Documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional: Todo documentoperteneciente al Sistema. Estos incluyen:

1. Norma: conjunto de indicaciones y/o condiciones que deben cumplirse.

2. Procedimiento: descripción paso a paso de cómo proceder, desde el comienzo hasta el final, o conjunto de etapas que debe seguir una actividad o proceso.

3. Formularios de Registro: registro de datos.

4. Especificación: conjunto de variables físicas,químicas, organolépticas, funcionales o administrativas que caracterizan a un insumo, producto o proceso.

Otros Documentos: documentos de trabajo que definen acciones o interfaces en la organización. Se incluyen dentro de esta definición a aquellos documentos que no son generados por la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional pero son utilizados en la realización delas tareas o actividades señaladas por estos últimos. Estos documentos pueden ser internos o externos.

DESARROLLO

1) CONFECCIÓN DE DOCUMENTOS

Cada documento debe contener los siguientes ítems, si se considera necesario:

a) Encabezamiento: incluye la siguiente información;

Rubro: nombre del documento
Fecha de vigencia: dd/mm/aa
Código (ver codificación de documentos)
Versión deldocumento
Autorización (figura en la primera hoja del documento)

b) Pie: incluye la siguiente información, solo estará en la primera hoja del documento;

Persona que confeccionó el documento
Persona que verifico el documento
Persona que aprobó el documento

c) Objetivo: describe el porque del documento o su necesidad y que actividad se va a regular.

d) Alcance: se indican todos lossectores involucrados y sus responsabilidades.

e) Definiciones y abreviaturas: se detallan (o se referencia donde ubicarlas) todas las definiciones y abreviaturas específicas de los términos involucrados en el documento.

f) Desarrollo: detalla la secuencia de las operaciones a las que se hace referencia en el objetivo, aclarando cada uno de los sectores involucrados y la tarea que realizanhaciendo referencia a instrucciones específicas u otros documentos cuando los hubiera. De ser factible se adoptan esquemas o diagramas a efectos de facilitar la comprensión.

g) Referencia: incluye referencias de todos aquellos documentos a los cuales se vincula.

h) Registros: indica los registros que derivan del mismo y por cuanto tiempo deben conservarse, indicando asimismo el responsable de laconservación. Se aclara si el registro es informático o físico.

i) Requisitos capacitación: capacitación requerida para quienes realicen las actividades o tareas indicadas por el documento.

j) Anexos: se indican los formularios que se desprendan del documento.

2) CODIFICACIÓN

Los documentos se codifican de la siguiente manera:

ABXX-YYY
donde:

5. A: indica el tipo dedocumento
6. B: indica el tema que trata
7. XX: identifica al sector donde se aplica
8. YYY: número correlativo.

Los formularios o anexos se codifican del siguiente modo:

F-ABXX-YYY-Z
donde:

9. F: indica que se trata de un formulario
10. A, B, XX e YYY: tienen el significado anteriormente expuesto y corresponden al documento del cual se desprende el formulario anexo11. Z: número correlativo del formulario.

Todos los códigos se encuentran detallados en el anexo Nº 1 de la presente norma.

3) APROBACIÓN - LISTADO DE LOS DOCUMENTOS CON LOS SECTORES RESPONSABLES DE LA APROBACIÓN (A) Y CONTROL (C) DE LOS MISMOS

Antes de aprobar un documento, se debe asegurarse que:

- Esté conforme a la política de la empresa.
- Esté redactado conforme a las...
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