CONGRESO


Congresos y convenciones.
10. Selección de la sede.
11. Cotización de transportación, hospedaje, alimentación, eventos.
12. Fam trip.
13. Contratación de proveedores.
14. Promoción, publicidad y relaciones públicas.
15. Propuesta y elección de alimentos y bebidas.
16. Variedad y entretenimiento.
17. Decoración y ambientación.
18. Salones, planos de montaje, equipo, servicios de apoyo.10. Selección de la sede.
Por Dr. Jorge Bisteni Bustani (CMP) (ICAPCO; MPI; AMPROFEC; ICCA; AMMC)
Una de las decisiones más importantes que debe tomar una persona que piensa
organizar un congreso, es elegir la ciudad en donde se llevará a cabo; no solo el
recinto, sino el destino en su totalidad. Esta decisión se verá influenciada
definitivamente poruna gran cantidad de factores. Menciono algunos:

Congreso Regional, Nacional o Internacional
Número de asistentes
Tipo de congreso
¿Incluye exposición comercial?
¿Cuantos metros cuadrados?
¿Se requiere de un programa para acompañantes?
¿Cuántas sesiones se llevarán a cabo en forma simultánea?
Teniendo respuesta a las preguntas anteriores, se puede elaborar una lista de los destinos concapacidad para
alojar al congreso que se está proyectando.

El Organizador Profesional de Congresos (OPC) debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. En primer lugar, debe contestarse la siguiente pregunta: ¿Existe en el destino un lugar adecuado para llevar a
cabo el congreso de las dimensiones y características planteadas? Si no se cumple esta elemental condición, el
destino queda descartado. Sicuenta con el lugar entonces pasemos al siguiente inciso.

2. Accesibilidad por aire: Si se trata de un congreso regional quizá no sea tan importante la disponibilidad de
transporte por vía aérea, ya que asumimos que los congresistas viven en lugares cercanos al de la sede y lo mas
probable es que se transporten por tierra; sin embargo, cuando se trata de un congreso nacional y mas aún, de unevento internacional, la accesibilidad por vía aérea cobra destacada importancia.

Este primer factor saca de la contienda a muchos destinos que no tienen las frecuencias de vuelos suficientes o las
rutas necesarias para satisfacer la demanda de los posibles congresistas.

3. Vías terrestres adecuadas y en buenas condiciones. Tratándose de reuniones regionales o nacionales, este estambién un elemento de suma importancia para la decisión del destino. A ello se suma la disponibilidad y frecuencia
de los servicios de autobuses de pasajeros. Su carencia o insuficiencia también son determinantes en la decisión.

4. Hotelería. ¿Existen suficientes habitaciones para alojar a los congresistas esperados? Hay destinos que reúnen
las características anteriores, es decir, recintos conla capacidad necesaria y fácil acceso a la ciudad, sin embargo,
no cuentan con el número necesario de cuartos hoteleros para hospedar a los visitantes.

También encontramos el fenómeno inverso; destinos con muchos cuartos y con recintos pequeños. Este factor será
importante en la determinación del tamaño del congreso que se puede llevar a cabo en el lugar.

Una vez satisfechos los puntosanteriores pasamos a investigar otros, que aunque menos importantes, son
necesarios para tomar una decisión:

5. Atractivos turísticos. Aunque el objetivo principal de un congreso es académico, también es importante la
convivencia, la cultura, el esparcimiento, la diversión. Un destino sin esos elementos no es un buen lugar para la
reunión. Los acompañantes y las familias suelen viajar con loscongresistas, sobretodo en periodos vacacionales, y
buscan sitios en donde poder entretenerse mientras se llevan a cabo las actividades propias del congreso.

6. Costos. El destino puede contar con todo pero ser demasiado caro. A veces este sólo factor evita la asistencia de mucha gente que no tiene los recursos suficientes para pasar unos días en la localidad.

7. Seguridad. Existen...