Conociendo A Fondo Los Apoyos De La Buena

Conociendo a Fondo los Apoyos de la Buena Administración de Suministros
Existen dos razones importantes por las cuales los ejecutivos de programas, y los administradores y supervisores de clínicas de salud y planificación familiar necesitan conocer mása fondo lo que es la administración de suministros de anticonceptivos. En primer lugar, las clínicas de planificación familiar siempre deben poder obtener los anticonceptivos que necesitan, en el momento en que los necesitan, y en las cantidades que se requieren para dar a sus clientes un flujo ininterrumpido de anticonceptivos. En segundo lugar, los sistemas de abastecimiento de anticonceptivosdeberían evitar el desperdicio ocasionado por el exceso de existencias o la expiración de los anticonceptivos que todavía no han sido utilizados. La administración deficiente de los suministros a menudo lleva a hacer pedidos de emergencia y despachos urgentes con fletes elevados. Si los anticonceptivos no se manejan bien, además de los aspectos financieros, el programa arriesga perder la confianzade los clientes y de la comunidad.
Los administradores deben contar con información exacta y actualizada periódicamente para tener un sistema efectivo para manejar los suministros. La mayor parte de las decisiones se basan en cuatro elementos claves:
* Consumo Mensual Promedio (CMP) — es la cantidad de suministros que utiliza su clínica cada mes;
* Pérdidas — la cantidad de suministrosque se pierde o que no es utilizable por daños, expiración u otras causas;
* Inventario — cuáles son las existencias disponibles;
* Tiempo de espera — el período de tiempo transcurrido entre la solicitud de un pedido y la recepción de los suministros.
En este número de Actualidad Gerencial, usted aprenderá a usar esta información para tomar decisiones sobre la solicitud de pedidos yexistencias de anticonceptivos. Sin embargo, como primera medida, es importante discutir dos aspectos básicos de la administración de suministros: cómo almacenar los suministros, y cómo asegurar la calidad de los anticonceptivos que distribuye su programa.

Almacenamiento de los Suministros
En cada paso del trayecto que va del fabricante al usuario, los anticonceptivos deben almacenarse. Ya seaque éstos se guarden en bodegas o almacenes grandes, cuartos pequeños, anaqueles, repisas o en los cajones de un escritorio, necesitan almacenarse bajo condiciones apropiadas para protegerlos contra daños. El tiempo de almacenamiento debe mantenerse al mínimo para evitar que venza la fecha de expiración de los suministros.
Los anticonceptivos deben almacenarse lejos del calor excesivo (porencima de los 40o centígrados), la humedad, luz del sol directa, agua, insectos y otros animales. El cuarto, o á rea en donde se almacenan debe estar bien ventilado. Este debe tener ventanas o poseer un ventilador que permita la circulación de aire. Las condiciones apropiadas de almacenamiento son particularmente importantes para los condones los cuales son muy susceptibles al deterioro por malascondiciones de almacenamiento. Cualquier depósito debe mantenerse cerrado para evitar el ingreso de personas no autorizadas.
Cómo Evitar el Vencimiento de las Existencias
Para asegurarse que los anticonceptivos no expiren antes de ser utilizados, distribuya siempre primero los anticonceptivos de mayor antigüedad que tenga en existencia. El sistema PEPS (Primero-en-Expirar, Primero-en-Salir) estádiseñado para ayudarlo a hacer esto. Todas las cajas deben tener una fecha de expiración. Cuando lleguen nuevos suministros, debe verificar su fecha de expiración y anotar la fecha en la caja. Si los suministros solo muestran la fecha de producción, usted debe determinar la fecha de expiración en base a los datos del fabricante y la vida útil del producto (ver más adelante). Los puntos de...