Consejos Para La Organización De Eventos

CONSEJOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
El timing o cronograma es el ABC, la hoja de ruta de un evento. Si bien puede adaptarse y cambiarse sobre la marcha, debido a imprevistos que pudieran surgir o para agilizar situaciones y climas que se observan durante una fiesta, el timing debe estar armado previamente con la mayor precisión y detalle posible. Además, todos los proveedores involucradosen un evento deben poseer una copia del mismo y ser notificados ante cualquier cambio que se realice.
Lo ideal es que el timing esté armado por un organizador de eventos, coordinador o wedding planner, quien es experto en el tema y sabe perfectamente en qué momento y en qué orden sucede cada cosa dentro de una fiesta, y qué duración debe darse a cada instancia. Si no se cuenta con esta ayuda,también se puede armar el cronograma junto con un encargado de salón, con el maitre, o con el DJ, quienes a veces ofician de coordinadores y “directores de orquesta”.
En este post vamos a brindarles algunos tips para armar el cronograma de una boda.  El objetivo es que puedan tener una idea aproximada de cómo se realiza, y que con esto puedan opinar, revisar y sugerir modificaciones en el timing quearmen junto al encargado de este tema en sus casamientos. Pero es importante tener en cuenta dos cosas: que cada evento (y cada boda) es único, y que los timings se arman a medida, acordes al concepto de cada evento y teniendo siempre en cuenta los elementos que componen a la fiesta; y por otro lado, que ni la novia, ni el novio, ni sus familiares o invitados deben tener bajo  ningún punto devista la responsabilidad de llevar y controlar un cronograma el día de la boda. Para ello existen personas capacitadas para hacerlo y para resolver los imprevistos o retrasos que pudieran surgir. Los novios y sus invitados solamente deben dedicarse a disfrutar de la fiesta!
Lo primero a la hora de armar el timing de una boda es pensar qué tipo de estructura queremos utilizar. Hoy por hoy, en lamayoría de las bodas (y en todos los casos si se trata de un casamiento judío) se usa el esquema: comida – baile – comida – baile; es decir que entre cada plato que se sirve, se intercala con una tanda de baile. La otra estructura, mástradicional, es realizar la cena de corrido, sirviendo todos los platos (que pueden igual intercalarse con algún show o proyección de clip) y luego realizar las tandas debaile. Este esquema es el que se utiliza siempre cuando el menú contratado es asado, ya que el mismo tiene un punto de cocción que no puede pasarse, y por eso se sirve todo de corrido, intercalando quizás con una tanda de baile antes del postre. También se suele utilizar cuando existen invitados luego del postre, para evitar que los mismos tengan que ingresar al salón demasiado tarde, o cuandoexiste un gran porcentaje de invitados adultos mayores, que sabemos que se quedarán a disfrutar de la cena, pero que se retirarán cuando comience el baile. También es el esquema utilizado en la gran mayoría de las bodas celebradas en el interior del país.
El segundo dato que se debe tener muy en cuenta es coordinar con la empresa encargada del catering cuánto tiempo necesitan para cada plato y en laprevia a cada plato. Esto es muy importante para que no surjan retrasos y para garantizar que la comida llegue a cada invitado en su punto óptimo de cocción y temperatura, y es un dato que depende mucho también de la cantidad de mesas que tenga asignada cada mozo para atender. Por lo general, se calcula que la recepción durará 1 hora y media, que es el tiempo suficiente para garantizar que todoslos invitados llegarán al salón. Si los novios desean participar de la recepción, deberán ingresar faltando 30 minutos para que la misma finalice.
Luego se calculan 40 minutos para servir la entrada o primer plato, 1 hora para el plato principal y 30 minutos para el postre.
Las tandas de baile por lo general suelen durar entre 40 minutos y 1 hora, pero esto depende mucho también del clima de...