Conservacion Archivistica
Páginas: 21 (5090 palabras)
Publicado: 23 de noviembre de 2012
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
María del Pilar Rojas Gómez.
Archivista
I. INTRODUCCION
La Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000, genera una serie de compromisos y responsabilidades sobre los documentos, en particular los generados por la Entidades del Estado y por aquellas empresas que prestan un servicio público, uno de esos compromisos que se constituye enobligación a la luz de la norma, es la Organización de los Archivos de Gestión.
De otra parte entendiendo que los documentos debidamente organizados permite y facilitan el acceso a la información en ellos contenidos, se constituyen en una herramienta eficaz para el cumplimiento de los fines del Estado y contribuyen en la trasparencia administrativa que hoy por hoy es un reto para el EstadoColombiano.
Entonces, la organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el establecimiento de un Sistema o un Programa Institucional de Archivos, toda vez que es a partir de él en donde se empezaran a erradicar los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado.
II. FINALIDAD
Esta guía tiene como fin disponer de una herramienta que permitadesarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en losarchivos de gestión, en atención a lo establecido en la TRD.
También se pretende hacer una reflexión sobre el quehacer archivístico en nuestro entorno, el cual en momentos se convierte en un dolor de cabeza para muchas entidades que en aras de dar cumplimiento a la normatividad vigente, le asigna la responsabilidad a personas que en muchas oportunidades son Técnicos o Profesionales en cualquierárea del conocimiento excepto en Archivística.
Por lo anterior, se espera que esta Guía se convierta en un instrumento facilitativo de la labor por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad, como también será un soporte para aquellos estudiantes que quieran tener un apoyo de los conceptos básicos y acciones primarias parala organización de un archivo.
III. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
Cuando se enfrenta la realidad de organizar un archivo y no contamos con una amplia experiencia en esta labor, es necesario tener en cuenta que debemos revisar nuestros conocimientos previos sobre la labor archivística, seguidamente y al ubicarnos en el sitio de trabajo que hayasido asignado, debemos emprender una tarea inicial que es la de realizar un diagnóstico, el cual nos permitirá establecer las necesidades que en materia archivística presente la Entidad o Empresa.
Con una visión global de la situación, como responsables de tan importante labor, es preciso entrar en conocimiento de la Empresa o Entidad y enterarnos de su evolución Administrativa, sus cambios deestructura orgánica, manuales de funciones, manuales de procedimientos, usos y costumbres de los funcionarios, la historia de la Entidad y el papel frente a la comunidad que le rodea.
Por qué tanto detalle?, porque de una u otra manera el conocimiento integral de la Entidad y su entorno, permitirá al Archivista formular recomendaciones y tomar decisiones en materia de producción y conservación delos documentos, integrando todos estos factores al Ciclo Vital del documento y evitando la posible degradación del Patrimonio Documental.
De otra parte, para la organización adecuada de los documentos del Archivo de Gestión, es necesario involucrar los diferentes aspectos que la archivística nos genera, tales como:
3.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Se hace necesario normalizar la estructura...
María del Pilar Rojas Gómez.
Archivista
I. INTRODUCCION
La Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000, genera una serie de compromisos y responsabilidades sobre los documentos, en particular los generados por la Entidades del Estado y por aquellas empresas que prestan un servicio público, uno de esos compromisos que se constituye enobligación a la luz de la norma, es la Organización de los Archivos de Gestión.
De otra parte entendiendo que los documentos debidamente organizados permite y facilitan el acceso a la información en ellos contenidos, se constituyen en una herramienta eficaz para el cumplimiento de los fines del Estado y contribuyen en la trasparencia administrativa que hoy por hoy es un reto para el EstadoColombiano.
Entonces, la organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el establecimiento de un Sistema o un Programa Institucional de Archivos, toda vez que es a partir de él en donde se empezaran a erradicar los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado.
II. FINALIDAD
Esta guía tiene como fin disponer de una herramienta que permitadesarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en losarchivos de gestión, en atención a lo establecido en la TRD.
También se pretende hacer una reflexión sobre el quehacer archivístico en nuestro entorno, el cual en momentos se convierte en un dolor de cabeza para muchas entidades que en aras de dar cumplimiento a la normatividad vigente, le asigna la responsabilidad a personas que en muchas oportunidades son Técnicos o Profesionales en cualquierárea del conocimiento excepto en Archivística.
Por lo anterior, se espera que esta Guía se convierta en un instrumento facilitativo de la labor por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad, como también será un soporte para aquellos estudiantes que quieran tener un apoyo de los conceptos básicos y acciones primarias parala organización de un archivo.
III. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
Cuando se enfrenta la realidad de organizar un archivo y no contamos con una amplia experiencia en esta labor, es necesario tener en cuenta que debemos revisar nuestros conocimientos previos sobre la labor archivística, seguidamente y al ubicarnos en el sitio de trabajo que hayasido asignado, debemos emprender una tarea inicial que es la de realizar un diagnóstico, el cual nos permitirá establecer las necesidades que en materia archivística presente la Entidad o Empresa.
Con una visión global de la situación, como responsables de tan importante labor, es preciso entrar en conocimiento de la Empresa o Entidad y enterarnos de su evolución Administrativa, sus cambios deestructura orgánica, manuales de funciones, manuales de procedimientos, usos y costumbres de los funcionarios, la historia de la Entidad y el papel frente a la comunidad que le rodea.
Por qué tanto detalle?, porque de una u otra manera el conocimiento integral de la Entidad y su entorno, permitirá al Archivista formular recomendaciones y tomar decisiones en materia de producción y conservación delos documentos, integrando todos estos factores al Ciclo Vital del documento y evitando la posible degradación del Patrimonio Documental.
De otra parte, para la organización adecuada de los documentos del Archivo de Gestión, es necesario involucrar los diferentes aspectos que la archivística nos genera, tales como:
3.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Se hace necesario normalizar la estructura...
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