Archivistica

1. La Correspondencia

De acuerdo a normas internas todo paquete, carta, solicitud, aviso, o cualquier otro documento que refleje un remitente y un destinatario ya sea esta recibida o enviadadeberá pasar por secretaría.

En el caso de las oficinas del interior y proyectos productivos, el registro de la correspondencia será realizado de acuerdo a las necesidades de cada Oficina o Proyecto,a fin de gestión toda la correspondencia centralizada será enviada a la Oficina Nacional, al Área de Documentación y Archivo

1.1. Correspondencia Recibida: Serán divididos en dos grupos:

a)Documentos simples:

Este grupo estará conformado por: cartas, solicitudes, nombramientos, avisos, invitaciones, o cualquier otro documento que refleje un remitente y un destinatario de procedenciainterna y/o externa, estos serán recepcionado por el o la encargada de secretaría quien registrará la hora y fecha de recepción, el remitente y el destinatario en centralizadores, sacara copias deldocumento según las necesidades, enviar una copia para archivos y procederá a la distribución de la correspondencia a los diferentes departamentos y/o reparticiones, de esta manera cada uno de ellosrealizara el acopio de estos documentos en forma individual, llevando un registro, almacenándolos en un folder exclusivo para la correspondencia, y a fin de gestión esta documentación será enviada al Áreade Documentación y Archivos.

b) Paquetes:

Que también pueden ser Informes o cualquier correspondencia en sobre cerrado, en este caso el o la secretaria registrara la fecha de recepción y a quienva dirigido el mismo, si este es de carácter personal (Director Ejecutivo, Departamento Contable, etc.), entregara el paquete o informe en su integridad al destinatario, en el caso de que el paqueteesté dirigido a nombre de la institución procederá a la apertura del paquete, y previa verificación separara su contenido, para ser repartida a los Departamento y/o reparaciones, registrando la...