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MANUAL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA

A. ALCANCE, PROPOSITO Y APLICACIONES
Las políticas del Fondo de Caja Chica son aplicables a todas las oficinas de CARE Ecuador, donde existan fondos de Caja Chica.

El propósito de la política es de especificar los procedimientos que deben ser observados por todas las personas y oficinas que mantengan Fondos de Caja Chica y por aquellas que lassupervisan, los cuales deben ser consistentes con los principios de control interno.

B. POLITICA GENERAL
La política de CARE Ecuador requiere que todas las personas que tengan asigando el manejo del fondo de Caja Chica, lo administren, controlen y mantengan permanentemente disponible para ser usados apropiada y oportunamente, y ajustados a los criterios de: “necesarios y razonables”

C.OBJETIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA
El fondo de Caja chica, esta destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.

D. CUSTODIO:
El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por la persona que tiene a cargo el proyecto, oficina regional o suboficina.

E. AUTORIZACION
Para apertura de una caja chica, es necesariorealizar una carta de requerimiento del fondo por parte del Director de Programa, Administrador Financiero, Coordinador de Proyecto, si el requerimiento es urgente se acepta la carta por email, fax, etc en el cual mencione:

• Lugar en el cual será manejado el fondo
• Monto solicitado
• Nombre del custodio
• Justificación del requerimiento(desgloce)
• Firma del solicitante
•Protección y Seguridad a los fondos de Caja Chica

Este requerimiento será enviado a la Gerencia de Finanzas para la aprobación, la misma que se recibirá por la misma via que fue recibida sea documento, email, fax, etc.

F. SOLICITUD DE CHEQUE DEL FONDO APROBADO
Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y realizará lo siguiente:

• Formulario de Solicitud de chequedebidamente aprobado a nombre del custodio del fondo por el monto autorizado (trámitado por la Asistente Administrativa del Proyecto), adjuntando
o Memo, email, carta con el cual recibió la aprobación y el Flujo de Caja
• La cuenta contable será proporcionada por Finanzas.

G. RESPONSABILIDAD:
Es responsabilidad del Custodio:

1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dandocumplimiento a las políticas internas de CARE Ecuador, del donante y del Servicio de Rentas Internas.

2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos de los proyectos.

3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 50% o cuando el custodio determine que es necesario realizar una reposición, considerando que los gastos deben ser contabilizados en el mescontable.

4. Antes de efectuar el pago de facturas, notas de venta, recibos, etc., debe asegurarse que estén codificados y debidamente aprobados por Director de Programa/Gerente de Sector/Coordinadores del Proyecto. Además que las facturas y notas de venta cumplan con los requisitos de ley y estén a nombre de quien solicita el reembolso, no a nombre de CARE Ecuador ya que esto implica cálculosde Impuesto a la Renta.

5. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta, recibos, etc. en orden consecutivo.

6. Realizar el cuadro resumen de todos los gastos efectuados por el fondo, con el cual solicita el reembolso.

El cuadro resumen contendrá la siguiente información:
➢ Fecha que se realiza el gasto por comprobante
➢ Número asignado al recibopor orden consecutivo
➢ Descripción completa del motivo del gasto
➢ Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto
➢ Proyecto al cual se registra el gasto
➢ Fondo al cual se registra el gasto (Usar Fondo con código extendido si estos han sido asignados)
➢ Localización por el lugar al que corresponde el gasto
➢ Subanálisis (Usar si han sido previamente...