Contabilidad de sucursales

Contabilidad de sucursales

Agencias y sucursales.

Tanto las agencias como las sucursales son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control. Los puntos en que se diferencian puedensintetizarse como sigue:

Agencia:

1. la agencia tiene su surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. los pedidos, pues, se envían a la casa central y es esta la que los sirve.
2. los créditos son concedidos por la casa central; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la casa central; esta efectúa los cobros.3. el fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa central, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo.

Sucursal:

1. la sucursal mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de la existencia dela sucursal.

2. los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la sucursal; esta efectúa los cobros

3. los cobros efectuados son depositados en un banco local para que lo acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

Es evidente que una agencia ejerce las mismas funciones, poco más o menos, que unviajante, en tanto que la sucursal desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa central.

El resumen que antecede describe las funciones de la verdadera agencia y de la verdadera sucursal, pero pueden ampliarse las de la primera de manera que resulte investida de algunas de las facultades de la segunda. Porejemplo, la agencia puede tener algunas existencias de mercancías y hacer entregas, si bien es la casa central la que concede los créditos y lleva en sus libros las cuentas a cobrar.

Por otro lado, pueden restringirse algunas de las funciones de la sucursal. Por ejemplo, si bien pueden facultarse a la sucursal para que conceda sus propios créditos, las cuentas pueden llevarse en los libros de lacasa central.
Una restricción común es la que se refiere al efectivo. Puede exigirse al gerente de la sucursal que deposite todos los cobros resultantes de las ventas e una cuenta bancaria abierta a nombre de la casa central, y de la cual solo esta extraerá los fondos; en este caso la casa central provee a la sucursal de un fondo fijo de efectivo para sus gastos haciendo un deposito en unacuenta bancaria separada contra la cual puede girar el gerente de la sucursal, reponiéndose este fondo por medio de cheques de la casa central.

Se ve, pues, que si bien existen verdaderas agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas- agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas de lasrestricciones que se aplican a la agencia.

Cuentas de las agencias.
Una agencia no necesita llevar sistema de contabilidad por partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye yse desea un cheque para reponerlo, se envían a la casa central una copia de la hoja de pagos, justamente con los justificantes, como evidencia de la índole y corrección de los desembolsos efectuados, y otra copia queda en poder de la agencia.

Para determinar la utilidad neta de la agencia
1. se envían a la agencia muestras con un costo de $ 1,000:

Muestra de la agencia (cuenta de...