Contabilidad

Unidad 14
• Cuentas colectivas o de control
"Las empresas que efectúan operaciones con un numero reducido de personas o de instituciones pueden establecer el registro individual, que consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada persona o institución con las que se opera".
REGISTRO INDIVIDUAL Y GLOBAL
Las empresas que efectúan operaciones con un número reducido de personaso de instituciones pueden establecer el registro individual, que consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada persona o institución con las que se opera; por ejemplo, si se venden mercancías a crédito al señor Antonio González por $ 50 000.00, el registro de esta venta deberá hacerse así:
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En esta modalidad de registro para cada uno de los clientes, bancos, deudoresdiversos, proveedores, acreedores diversos, etc., se abre una cuenta especial en el libro Mayor.

En cambio las empresas que efectúan operaciones con numerosas personas o instituciones, deberán llevar registro global, porque si abrieran una cuenta especial en el libro Mayor para cada una de ellas, se enfrentarían los siguientes inconvenientes y dificultades:

1. El libro Mayor sería demasiadoreducido para contener todas las cuentas personales.
2. Sería más complicado localizar las cuentas.
3. Sería más laborioso llevar al día los pases a las cuentas efectuadas.
4. No se podría determinar rápidamente el total a favor o a cargo del negocio, pues sería necesario primero conocer el total de cada cuenta y después la suma de todas ellas.
5. Sería necesario incluir un gran número decuentas personales en la Balanza de comprobación.
6. Resultaría más lenta la preparación de los estados financieros.
Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el registro individual, cuando se hacen operaciones con numerosas personas o instituciones, se abren cuentas colectivas, o de control.

Las cuentas colectivas, o de control, se llevan en el libro Mayor y expresan el total de lossaldos de una serie de cuentas particulares asentadas en libros, o registros, llamados Mayores auxiliares.
Las cuentas particulares que se abren en los Mayores auxiliares reciben el nombre de cuentas auxiliares, o subcuentas, pues presentan una parte del saldo de la cuenta colectiva a que corresponden.

Pases a las subcuentas. Cada vez que en el libro Mayor se haga un cargo o un abono en una cuentacolectiva, deberá corresponderse con una anotación de igual naturaleza en la subcuenta respectiva del Mayor auxiliar.

De acuerdo con lo que acabamos de decir, la suma de los saldos de las subcuentas de cada Mayor auxiliar debe coincidir, en cualquier momento, con el saldo de la cuenta colectiva correspondiente. Para interpretar esto con mejor claridad vea la gráfica siguiente:

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Si lasuma de los saldos de las subcuentas no coincide con el saldo de la cuenta colectiva correspondiente, la diferencia puede provenir de error en las sumas de los movimientos de la cuenta colectiva o en la determinación del saldo, ya sea de la cuenta colectiva, ya sea de las subcuentas.

Si las sumas de los movimientos, así como los saldos están correctos, la diferencia entre la suma de los saldosde las subcuentas y el de la cuenta colectiva puede estar causada por los siguientes motivos:

a) Que se haya omitido el pase de un asiento a la cuenta colectiva o a la subcuenta.
b) Que se haya cargado o abonado una cantidad distinta en la cuenta colectiva o en la subcuenta.
c) Que se haya cargado en la cuenta colectiva o en la subcuenta, en lugar de abonarse o viceversa.

Una vez localizadoel error, ya sea en la cuenta colectiva o en la subcuenta, la mejor forma de corregirlo es por anulación del asiento equivocado mediante el empleo de la tinta roja y correr el asiento correcto con tinta azul o negra; hecho lo cual, la suma de los saldos de las subcuentas deberá coincidir con el saldo que arroje la cuenta colectiva en el Mayor.

Diferentes formas en que se pueden llevar las...