Contabilidad

CAPÍTULO 2

El sistema contable
El sistema contable es uno de los dos elementos centrales del SIG de una institución de microfinanzas — el otro elemento es el sistema de manejo de la cartera de créditos. Aunque no se pretende que este trabajo sea un manual de contabilidad, este capítulo presenta los elementos de un sistema contable que son pertinentes al diseño y utilización de un SIG. Aquí seintroducen los conceptos básicos de la contabilidad de caja, de la contabilidad en valores devengados y de la contabilidad de fondos y se presenta un ejemplo de un plan de cuentas para una institución de microfinanzas. 2.1 Sistemas contables
Numerosas directivas contables y normas rigen el registro y el reporte de las transacciones1. Las transacciones y los libros contables son parte de un vasto ycomplejo sistema utilizado para el control de los fondos y para el registro de las fuentes y usos de los mismos. En este sistema, los contadores son los responsables de presentar el movimiento de los fondos a través de la institución. Ellos registran como se reciben y usan los fondos y determinan cuales recursos son utilizados para producir o distribuir los bienes y servicios correspondientes.Para poder llevar a cabo esta tarea ellos necesitan de un plan (o listado) de cuentas. De manera similar a la estructura de una base de datos, el plan de cuentas proporciona a los contadores una estructura para registrar las transacciones en cuentas y libros diferentes. También determina lo que aparecerá en los estados financieros. En general, el plan de cuentas identifica a cada cuenta por: • Unnúmero de cuenta • Una descripción — por ejemplo, “cuenta corriente del Banco de la Nación” o “sueldos devengados, personal de la oficina principal”. • El tipo de cuenta, como son las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Por ejemplo, una cuenta bancaria es categorizada como un activo y los sueldos como un gasto. Para una institución de microfinanzas el sistema contable puede seruno simple y manual basado en la utilización del libro diario (donde las transacciones se registran cronológicamente como débitos y como créditos), del mayor general (donde la actividad descrita en el libro diario se resume por número de cuenta) y de otros registros que se requieren para administrar el negocio, así como los registros de compras, pagos, ventas, facturación y las planillas deremuneraciones
15

Este capítulo introduce los conceptos básicos de la contabilidad de caja, de la contabilidad en valores devengados y de la contabilidad de fondos y presenta un ejemplo de plan de cuentas para una institución de microfinanzas

16

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA INSTITUCIONES DE MICROFINANZAS:GUÍA PRÁCTICA

del personal. (Debido al costo que representa mantener múltiplesregistros contables en forma manual, las instituciones por lo general no preparan todos estos registros.) Un sistema de contabilidad manual generalmente incluirá como mínimo lo siguiente (figura 2.1): • • • • • • Plan de cuentas Libro diario Mayor general Mayores auxiliares (cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos) Reportes de transacciones contables Estados financieros

Todas lasinstituciones de microfinanzas deberán utilizar un sistema de contabilidad en valores devengados para los gastos importantes

Un sistema de contabilidad computarizado registra los asientos de las transacciones realizadas directamente al mayor general. Reemplaza diversos registros manuales por medio de una función de interrogación produciendo reportes de acuerdo con las necesidades de la institución.

2.2La contabilidad de caja versus la contabilidad en valores devengados
Los sistemas contables que pueden utilizarse son diversos, la contabilidad de caja (donde los ingresos y los gastos son contabilizados al momento en que se produce una transferencia de efectivo), la contabilidad en valores devengados (donde los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento en que estos se incurren) y...