Contaduria

República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio de Educación Superior.

Universidad de Oriente - Núcleo Sucre.

Sistemas y procedimientos administrativos y contables

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Realizado por: Ramón Baduy

Br. Ramón Baduy C.I 19.082.333

Br. Alberto Gómez C.I 19.239.147

Br. Daniela Gutiérrez C.I 17.910.746

Br. Ynes Nieves C.I 17.540.881

Prof. Adner Liendo

Cumaná, febrero de2011.

DEFINICIÓN DE FORMAS O FORMULARIOS.

• Según Víctor Lázaro podemos decir que una forma o formulario, no es más que un objeto sobre el cual imprimen informes constantes y que cuentan con espacios para que se anote en ello una información variable.

• Para Fernando Catacora, los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro control y/oproceso de las operaciones de una entidad.

• Según Williams Bochino, una forma es un documento impreso con espacios en blanco a fin de insertar información.

IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS.

Son un medio eficiente de comunicación en las organizaciones y no existe actividad administrativa que no implique la utilización de este canal de información.

OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS.• Mejorar la eficiencia del procesamiento de información.

• Simplificar el adiestramiento de los empleados.

• Realizar el control por parte de la administración.

• Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las materias primas del sistema de información para la administración.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS.

• Pueden agilizar oentorpecer una actividad determinada.

• Motiva al usuario positiva o negativamente.

• Orienta a quién lo llena a suministrar información de cierta manera.

• Pueden ser vehículos portadores de datos que alimentan a otras formas o formularios.

• Pueden ocasionar, por elaboración indiscriminada, despilfarro económico y gastos innecesarios.

CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS.

•De acuerdo a su presentación:

1. Simples: Son aquellos documentos de información que se encuentran sustentados por una sola forma y que poseen copias anexas.

2. Compuestos o complejos: Se encuentran formados por más de una hoja y son elaborados con base en u formato previamente establecido, con base en esquema de archivos o almacenamiento.

• De acuerdo a su uso:1. Para originar una acción: Se da con el fin de iniciar una serie de pasos de un grupo de objetivos.

2. Para registrar información: Se orienta a guardar información que posteriormente puede ser consultada. Por lo tanto su llenado debe ser correcto, ya que la información omitida puede ser de gran uso más adelante.

3. Para informar resultados: Son aquellos que secuantifican o analizan en los procesos que se encuentran estandarizados.

• De acuerdo a su elaboración:

1. Manuales: Son formas llenadas de manera manual.

2. Semimecanizados: se utiliza tanto la parte manual como la mecanizada (computadoras, maquinas de escribir, entre otros).

3. Mecanizados: Son aquellos que se elaboran completamente de manera mecanizada.ESQUEMA GENERAL DE FORMAS.

Las partes que comprende un formulario:

• Encabezado: Se encuentra en la parte superior y contiene al menos el título, número y feche de elaboración.

• Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante a procesar. En caso de facturas se encuentran campos como código de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, losmismos son indispensables.

• Área de observación: Contiene información que se considere necesaria para elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información del formulario.

• Autorizaciones: Es un campo para personas involucrados en el que colocan su aprobación para el procesamiento de la información.

• Márgenes: Son partes en blanco, y debe contener cuatro...