Contraloria

UNIDAD III. ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y CONTROL DE INGRESOS EN LAS EMPRESAS DE HOSPEDAJE.
3.1. Organización interna de contaduría.
3.1.1. Características generales del área, Organigrama y funciones del personal.
GERENTE GENERAL
Contabilidad
Auditoría GENERAL
Almacén
Cajas Departamentales
Crédito y Cobranza
Contralor General

Departamentos administrativos
El contralor general, como sunombre lo indica, tiene como misión fundamental establecer y llevar a la práctica sistemas de control apropiados para medir la eficacia de la actuación de las unidades de la empresa, informando de los resultados al Gerente General para que éste tome las decisiones y acciones correctivas de manera oportuna.

De la contraloría dependen los siguientes departamentos:

* Contabilidad
*Auditoría
* Almacén
* Cajas departamentales
* Crédito y cobranza

En cuanto a las funciones más concretas del contralor general, se pueden citar:

1. Responsabilizarse del asiento correcto de los registros contables y estadísticos para determinar la situación financiera del hotel y los resultados de la operación.
2. Responsabilizarse de la elaboración de informes solicitados porlas diversas entidades oficiales y fiscales
3. Responsabilizarse de la protección, mediante la auditoría interna, en todos los bienes propiedad del hotel., manteniendo al día los diversos contratos de seguros, fianzas y similares.
4. Asegurar que la operación del hotel sea debidamente auditada por un despacho externo y que se obtenga el dictamen correspondiente que marca la ley.
5.Responsabilizarse del control de los asuntos legales del hotel, sirviendo asimismo de enlace entre éste y el auditor externo.
6. Responsabilizarse por la implantación de los controles internos en todas las áreas de operación para asegurar el estricto cumplimiento de las normas señaladas por las políticas de la compañía.

El departamento de almacén es el responsable de recibir, conservar ydistribuir de manera oportuna cualquier mercancía que necesiten las diversas dependencias del hotel para su funcionamiento correcto, ya que estas últimas no pueden guardar artículos por su cuenta fuera de stock ( cantidad fija predeterminada para cada artículo) asignado a cada caso. Ahora bien, como no es conveniente que haya varios almacenes, para evitar la delegación excesiva de las funciones y tomandoen cuenta que las mercancías almacenadas tiene características muy diversas, lo mejor es dividir el almacén en tantas secciones como artículos distintos se deben almacenar, por ejemplo:

* Sección de combustibles, para depositar los energéticos que utiliza el hotel (diesel, gas butano, etc.), siendo también el lugar central donde normalmente se encuentran las calderas de la calefacción yagua caliente.
* Sección de pinturas, solventes y productos químicos tóxicos, este almacén debe ubicarse en un sitio apartado del tráfico normal, tanto de huéspedes como de empleados, y estar bien ventilado.
* Sección de servicios técnicos, para guardar los materiales utilizados por el departamento de mantenimiento para las reparaciones.
* Sección general o de varios, para almacenar todoslos artículos pertenecientes a los distintos departamentos de operaciones que no sean comestibles o bebidas ( como artículos de limpieza, papelería, servilletas de papel, palillos, popotes, rollos de papel, adornos para pasteles, bolsas de provisiones, etc)
* Economato, para guardar los comestibles y materias primas alimentarias, como: aceite, nata líquida, leche natural, jugo de frutas, jugode vegetales, vinagres, salsa y demás alimento en estado líquido.
* Bodega, para almacenar, en especial vinos de mesa, aguas minerales y refrescos, vinos espumosos, vinos aperitivos, cervezas, ginebras, rones y licores en general.

El departamento de cajas departamentales es responsable del control de todos los alimentos y bebidas que se venden a los clientes, asegurando que se elaboren...