Contratos de mandato

EMPRESACOLOMBIANA DEPETROLEOS

CIRCULAR PROCEDIMIENTO ACTOS DE MANDATO - GASTOS REEMBOLSABLES
Octubre 5 de 1999

PTR - 0215 PARA: VICEPRESIDENCIAS - ADJUNTAS DIRECCION JURIDICA GERENCIAS OPERATIVAS Y GERENCIA DE SERVICIOS VIT DIVISION DE CONTADURIA DEPARTAMENTO DE NORMAS Y GESTION -VIF AREAS CONTABLES DEPARTAMENTO TRIBUTARIO

DE:

Para efectos de asegurar el adecuado manejo contable yfiscal en los contratos de mandato y gastos reembolsables que desarrolla la Empresa y en cumplimiento de los compromisos adquiridos por el Departamento en el último Comité Tributario realizado los días 19 y 20 del pasado mes de agosto, presentamos el procedimiento general desarrollado para estos eventos y cuya aplicación es de estricto cumplimiento en ECOPETROL a partir del 1° de enero del año 2000.Las operaciones de mandato y de gasto reembolsable que se realizan al interior de la Empresa generan obligaciones fiscales diferentes para cada caso, es así como fue necesario establecer procedimientos que fuesen acordes a las exigencias legales vigentes. En términos generales el mandato es un contrato por el cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra que se obliga a ejecutardichos actos. La ley Colombiana reglamenta el mandato tanto en materia civil (art. 2142 y ss. C.C.), como en materia comercial (art. 1262 C.Co); y en materia tributaria mediante los decretos reglamentarios 3050/97 art. 29 y 1514/98 art. 3°. Las actividades que desarrolla ECOPETROL en esta materia y en las cuales actúa en calidad de mandante, no responden estrictamente a contratos de mandatopropiamente dichos, sino a especies de mandato constituidos para el desarrollo de ciertos negocios propios de su actividad, es allí donde encuadran los gastos o costos reembolsables, gastos de administración y en general cualquier intermediación que pacte la Empresa con una persona natural o jurídica. Bajo otro esquema de mandatos, ECOPETROL de hecho participa en contratos donde actúa en calidad demandatario, es decir, que otra Empresa le encomienda la gestión de uno o varios negocios para que ECOPETROL los realice a nombre y por cuenta de la misma.

DEPARTAMENTO TRIBUTARIO 1999

EMPRESACOLOMBIANA DEPETROLEOS

CIRCULAR PROCEDIMIENTO ACTOS DE MANDATO - GASTOS REEMBOLSABLES
Octubre 5 de 1999

En los dos eventos mencionados anteriormente ECOPETROL está sujeto a lo dispuesto por losdecretos 3050/97 y 1514/98 que regulan el tratamiento aplicable a los actos de mandato en materia tributaria y establecen las obligaciones inherentes a las partes en dicha materia. Los procedimientos que damos a conocer en esta oportunidad responden esencialmente al óptimo cumplimiento de las normas citadas, por tal motivo su aplicación debe ser generalizada y conocida en los niveles administrativosque tengan relación directa con la ejecución de actividades como las contempladas en líneas anteriores. Como se anunció tiene aplicación general a partir del 1° de enero del 2000. Para contratos con pacto de gastos reembolsables que se suscriban a partir del mes de octubre de 1999, recomendamos incluir este procedimiento como anexo del contrato principal. Para todos los efectos, el Departamento deGestión y Normas dispondrá los registros contables requeridos. Para contratos actualmente vigentes recomendamos, que el ordenador del pago de a conocer este procedimiento al contratista que se encuentre bajo dicha circunstancia, aclarando que se trata de una obligación legal que debe quedar completamente implementada el 1° de enero del 2000, y mediante la suscripción de “otro sí “, o Anexo alcontrato, modificará los contratos sujetos al anterior procedimiento reemplazándolos con el aquí adjuntado. Nuestro esfuerzo ha sido enfocado a mostrar de una manera clara y comprensible el desarrollo de cada uno de los procedimientos que generan las actividades de mandato y gastos reembolsables al interior de la Empresa, de manera que puedan ser entendidos en todos los niveles de la Administración....