Control de costos

CONTROL DE COSTOS

El control de costos es de igual importancia para todas las empresas, sin importar su tamaño, aunque las compañías pequeñas generalmente tienen un control monetario más estrecho, principalmente por el riesgo económico que significa el tener pérdidas en un proyecto. Las compañías grandes se pueden dar el lujo de repartir las pérdidas que se tengan en los diferentes proyectosque estén realizando.
El control de costos no es solamente el monitorear los costos y recopilar grandes cantidades de información, sino que es necesario analizar dicha información para tomar las acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde. El control de costos puede ser desarrollado por todo el personal que tenga relación con los costos, no solamente el personal de proyectos.
El controlde costos implica tener una buena administración de costos, la cual debe incluir:
* Estimación de costos
* Contabilidad de costos
* Flujo de efectivo del proyecto
* Flujo de efectivo de la compañía
* Costo directo de la mano de obra
* Cantidad de sobrecostos
* Otros, como los incentivos, penalizaciones, etc.
El control de costos se considera un subsistema del sistemade administración y control de costos, este subsistema se representa como un proceso de dos ciclos: ciclo de planeación y ciclo de operación.
Cualquier sistema de control de costos es tan efectivo en la medida de la eficiencia de la planeación original con el que se compara el trabajo realizado, asimismo cualquier sistema de planeación diseñado por una empresa debe tomar en cuenta el control decostos.
Los sistemas de planeación y control seleccionados deben ser capaces de satisfacer los requerimientos de la administración de manera que puedan determinar acertadamente el estado del proyecto e impulsarlo hacia la obtención de los objetivos del mismo, el propósito de cualquier sistema de administración y control de costos es el de establecer políticas, procedimientos y técnicas que puedanutilizar día a día en la administración y control de proyectos. El sistema de planeación y control debe proveer información para:
* Obtener una imagen del progreso real del trabajo
* Relacionar el desempeño costo-programa
* Identificar problemas potenciales con respecto a sus fuentes
* Proporcionar información a los administradores del proyecto

Como herramienta para laplaneación el sistema debe ser capaz de:
* Planear y programar el trabajo
* Identificar los indicadores que serán utilizados para la medición
* Establecer presupuestos de mano de obra directa
* Establecer presupuestos generales
* Identificar reservas administrativas
Como herramienta para la medición del progreso y el control de los cambios el sistema debe ser capaz de:
* Medir losrecursos consumidos
* Medir el estado del proyecto y los logros obtenidos
* Comparar las medidas de las proyecciones y los estándares
* Proporcionar una base para el diagnóstico y re-planeación
Las actividades del sistema de administración y control de costos incluyen:
* Recepción de contratos
* Autorización de los trabajos para la planeación del proyecto
* Estructuradesglosada del trabajo
* Descripción sub-dividida del trabajo
* Programas
* Gráficas de planeación
* Presupuestos
Aún con un sistema de planeación y control totalmente desarrollado se presenta un gran número de costos y beneficios por lo que se debe incluir un análisis costo-beneficio que incluye algunos de los siguientes conceptos:

Beneficios del proyecto: Técnicas de Planeación yControl
* Derivación de especificaciones (objetivos del proyecto)
* Delinear las actividades requeridas (trabajo)
* Coordinación y comunicación entre las unidades de la organización
* Determinación del tipo, cantidad y tiempo de los recursos necesarios
* Reconocimiento de elementos de alto riesgo
* Sugerencias de cursos de acción alternativos
* Realización del...