control de efectivo

CAJA

CONCEPTO

En el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de dinero.
Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuentaBancos, dinero este último que no se tiene disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso pues debe esperarse para efectivizar el cobro.

CUENTA DE CAJA

Una cuenta de caja se utiliza para registrar recibos y pagos de caja. Al registrar recibos y pagos de caja el cambio de valor se registra en una cuenta de caja.
Por definición, una cuenta de caja siempre es unacuenta de balance. El valor total registrado en las cuentas de caja representa la posición en efectivo de la empresa. El valor total de una cuenta de caja nunca puede ser negativo. La cuenta de caja sólo se utiliza para registrar los cambios de valor actuales y no se puede utilizar para planificar el saldo de la caja. Por diferencias en el tiempo de las entradas un balance negativo está permitido(por ejemplo al registrar un pago antes de registrar un recibo) Siempre se tiene que justificar una diferencia de caja haciendo una entrada de pérdidas o ganancias en la cuenta de caja.
También es posible utilizar la cuenta de caja como una sub-administración de una caja (TPV). Pero se requiere una relación de uno a uno entre la caja y la cuenta de caja. Eso implica que una caja sólo puede estarenlazada a una cuenta de caja.




FONDO DE CAJA

CONCEPTO
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Es una cuenta que registra e efectivo que ingrese y salga de la Empresa siempre y cuando no sea depositado en la cuenta bancaria. Se carga con los cheques que recibe y se abandona cuando se hace el depósito de los mismos en banco. Esuna cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicara el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la caja.
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

TIPOS DE FONDO
En la caja se tiene diferentes tipos de fondos los cuales se establecen de acuerdo a las necesidades de la empresa o entidad y seclasifican en:
a) Fondo variable
Es el importe que determina la administración para la realización de gastos y compras, los cuales, es necesario pagarlos de manera inmediata, el importe de este fondo varia periódicamente, dependiendo de las necesidades que se tengan en la entidad. Esta cuenta se carga por su saldo al iniciar el ejercicio y por los aumentos que tenga en el ejercicio, seabona por el importe de los pagos menores efectuados, por sus disminuciones y por asiento de cierre del ejercicio, su saldo es deudor, representa el importe en efectivo del fondo variable de caja. Este fondo puede tener varia sub-cuentas como se crea conveniente o sea necesario, para poder llevar un adecuado control de la diferentes áreas o departamentos que requieren realizar pagos menoresinmediato.
b) Fondo fijo
Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado mediante cheque.
Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad minima, que se reembolsa periódicamente, consiste en un fondo fijo que la empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento dedicho fondo se hace mediante el retiro en cheque de la cantidad convenida.
Para el establecimiento del fondo fijo de caja chica, se siguen los siguientes pasos:
1. El contador o encargado de la tesorería hace un estudio minucioso de los gastos menores efectuados en un periodo normalmente de un mes; con base en este estudio, se determina una cantidad razonable con la cual se establecerá el fondo,...