Control De Las Compras

CENTRO UNIVERSITARIO AZTECA.

EL CONTROL DE LAS COMPRAS
COMPRAS INTERNACIONALES.

EL CONTROL DE LAS COMPRAS
Alcance del control.
El ejercicio llevado a cabo por los diferentes niveles de supervisión establecidos en el área de compras y viene a ser la respuesta al principio de la delegación de autoridad, es decir, que es ejecutado por todos aquellos que en la escala jerárquica de laorganización tienen facultad de mando.
Control de las compras.
El establecimiento de los controles de compras representan una de las herramientas de trabajo más valiosas que con las que puede contar el departamento de compras, ya que le permite conocer de inmediato las características de los proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, así mismo, la consulta constante de loscontroles de compras le permite un ahorro de tiempo y asegura una compra lógica ya que en dichos controles estarán registradas las diferentes características de compras hechas anteriormente, por esto es necesario mantener actualizada la información, así como los registros de forma clara y concisa los datos, características, especificaciones, cambios, etc. de los productos que se requieren.
Principalescontroles que sirven como fuente de información al comprador:
Tarjeta de control de compras.
Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de compras por cada mercancía, debiendo estar concentradas por grupos de materiales según clasificación establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el sistema.
La información básica que debe tener la tarjeta decontrol es:
* Número de parte, código o alfabeto.
* Descripción de características y especificaciones del producto.
* Nombre de proveedores que han hecho y cotizado el producto.
* Volúmenes y precios de lo cotizado.
* Descuentos.
* Fecha.
* Número de requisición.
* Número de orden de compra.
* Cantidad comprada.
* Observaciones.
Control de especificacionesde materiales
Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc. de los materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas. Es necesario que este control esté debidamente actualizado, para que al momento de comprar el material llegue de acuerdo a la necesidad presente de la compañía.
Registro de contratos
Encaso de efectuar compras por contrato se debe disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, el número de pedido, la cantidad contratada, los plazos límites de los contratos, el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el cumplimiento de lo contratado.
Control derequisiciones
El fin del control de las requisiciones es mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de los requerimientos, para que de esta forma, mediante un resumen mensual, se puede evaluar el porcentaje de eficiencia que está teniendo el departamento de compras.
Control de órdenes de compras
El establecimiento de este control nos permitirá conocer lasituación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales.
Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisorespuedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales:
* Carta de cotización.
* Resumen de cotización.
* Registro de la orden de compra y avisos de cambio de la orden de compra.

Los supervisores a su vez llevan un registro de condensado (control de materiales por requisición de compras) que contiene el...