Control De Procesos

CONTROL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES COTIDIANAS

No puede haber mejoramiento en donde no hay estándares. Cada estándar, cada especificación y cada medición claman por una constante revisión y mejora.
El control de procesos y actividades cotidianas o gerenciamiento de rutina, contempla todo lo necesario para que cada área de la empresa alcance eficientemente el objetivo de sus procesos. Unproceso es la serie de actividades que tienen que realizarse para que la materia prima se convierta en producto terminado que pueda ser utilizado por el cliente.

BENEFICIOS DE UNA ORGANIZACIÓN ENFOCADA EN LOS PROCESOS
Si se logra que las personas dentro de la organización se enfoquen más hacia el cliente y el proceso para satisfacerlos y menos hacia su función y a su jefe, más hacia losresultados de la empresa y menos hacia los resultados individuales, más hacia la cooperación entre ellos y menos hacia la tradicional y perjudicial competencia interna, se verán efectos positivos e importantes para la empresa. Entre los beneficios pueden destacarse los siguientes:
-Se reduce el costo, ya que se evitan tareas innecesarias y reprocesos.
-Se eleva la calidad de los productos, pues el focode atención es el cliente.
-Se hacen evidentes las incongruencias entre la estructura organizacional y los procesos.
-Se disminuyen los tiempos de respuesta y mejoran los flujos de información.
-Se crea un ambiente propicio para el trabajo en equipo.
-Se reduce la cantidad de tareas urgentes y se destina más tiempo a labores de prevención y mejoramiento.
El sistema de evaluación, compensacióny promoción de la empresa, junto con la estructura organizacional, son elementos importantes que determinarán si se tiene un verdadero enfoque de procesos, orientado hacia la satisfacción del cliente.
El Control de Procesos contempla tres técnicas: una que establece la forma de organizar y relacionar el nivel operativo; la segunda busca la estandarización del los procesos; y la tercera establecela forma de verificar los resultados y el sistema establecido.

Técnica 1. UNIDADES GERENCIALES BÁSICAS (UGB).

Los procesos se van adaptando de acuerdo con la evolución de la estructura organizacional, aunque debería ser exactamente al contrario: diseñar primero un proceso y establecer luego la estructura organizacional adecuada para administrarlo y mejorarlo. La secuencia de decisionessería entonces la siguiente:
-Seleccionar el nicho o mercado meta por conquistar e identificar sus necesidades más importantes.
-Diseñar la estrategia competitiva para conquistar el mercado meta.
-Diseñar los procesos que permitan traducir la estrategia en una práctica cotidiana.
-Diseñar la estructura adecuada para administrar los procesos.

En la forma de organizarse en una empresa es posibledistinguir dos enfoques básicos:
Primero, la organización tradicional, centralizada y piramidal, que se basa en funciones y en la que los niveles operativos no gozan de autonomía para tomar decisiones sino que se limitan a seguir órdenes. En esta organización el foco de atención es el jefe.
Segundo, la organización con base en procesos, en la que se define primero quien es el cliente y cuál esel producto terminado. En esta organización se estructuran grupos de personas (unidades gerenciales básicas: UGB) que se harán cargo de los procesos y contarán necesariamente con mayor autonomía para la toma de decisiones. En esta organización el foco de atención es el cliente, ya sea interno o externo.
Una vez definida la oferta de la empresa, pueden identificarse los grupos de personas queformarán el nivel operativo y el tipo de productos que ofrecerá cada uno de ellos. En el hotel, objeto de estudio, los productos que pueden identificarse son habitaciones limpias y acogedoras, bien mantenidas; servicio de alimentos en el cuarto o en el restaurante del hotel; servicio de traslado a playas o paseos a zonas aledañas; actividades recreativas dentro y fuera del hotel; probablemente...