Control interno (ciclo de nominas)

INTRODUCCION
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NÓMINAS
Generalidades
Introducción
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra
El ciclo denóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales, como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, están relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumuladosderivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión delcontrol interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funciones típicas de nóminas podrían ser:
Reclutamiento y selección de personal
Contratación de personal
Llevar las relaciones laborales
Preparar informes de asistenciaRegistro, información y control de la nómina
Desembolso de efectivo
Promoción y evaluación de personal.
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
Pago de nóminas
Anticipos de sueldos y préstamos al personal
Distribuciones de mano de obra
Otras prestaciones al personal
Ajustes de nóminasEjemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
Solicitud de empleo
Contratos de trabajo
Informes de tiempo
Tarjetas de reloj
Autorización de ajustes de nómina
Autorización de pagos especiales
Recibos de pago
Cheques.
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas porarchivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:
Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones.
Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.Registros de salarios de empleados
Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.
Objetivos específicos de control interno del ciclo de nominas
Paraefectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
De procesamiento y clasificación de transacciones
De verificación y evaluación
De salvaguarda física...