Control interno de los efectos por cobrar

Control interno de los efectos por cobrar

Para poder salvaguardar este activo es importante e indispensable establecer una serie de normas en torno a esta cuenta: 
1.- aprobación de un funcionario responsable 
Debe existir una persona o funcionario responsable que apruebe la aceptación de los efectos por cobrar como respaldo a transacciones de crédito realizadas
2.-registros detallados Deben llevarse registros detallados de esta cuenta y cuadrar mensualmente estos con el mayor general
3-custodia física 
Los efectos por cobrar deben estar resguardados bajo la custodia de personas, que no llevan los registros ni de aquellas que aprueban los créditos 
4.- arqueos físicos   
Se deben realizar arqueos físicos por sorpresa y comparar esos resultados con los registros 
5.-confirmación 
Enviar periódicamente el estado de cuenta a los clientes pidiéndoles la confirmación de los saldos pendientes 
6.- efectos por cobrar vencidos 
Aquellos efectos por cobrar que estén vencidos por un tiempo superior al normal establecido, esto se le debe notificar   al funcionario responsable
7.- prorrogas, renovaciones y baja por incobrables   
Las prorrogas por cobrar, las renovacionesdel efecto y la baja en libros por resultar incobrables, debe ser aprobada por personas diferentes al custodio y a aquellas personas que llevan los registros 
8.- efectos descontados y al cobro   
Se deben establecer los adecuados registros de aquellos efectos que han sido descontados en bancos o que han sido enviados al cobro, para así de esta forma poder hacer el correspondiente seguimiento.Estos registros deben permitir conocer el estado de tales efectos en cada banco, por cliente y por fecha de vencimiento.
Además de esto periódicamente debe ser solicitada del banco la confirmación de los efectos que aun se encuentren en su poder y conciliar tal información con los registros.

Normas de control de las cuentas por cobrar y efectos por cobrar

ANALISIS Y CONFIRMACION DESALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente por
parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del área
financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o superados dentro de
un tiempo razonable, para impedir laprescripción o incobrabilidad
de los valores.
Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en forma
mensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas
vencidas.En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.

CONCILIACION Y CONSTATACION.Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o
general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de
efectuar la conciliación entre estos registros, verificando que los saldos
de los auxiliares concilien el saldo de la cuenta del mayor general.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar
por lo menos trimestralmente, porservidores independientes de su
control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los
documentos de respaldo.
El responsable del área financiera, por lo menos una vez al año, enviará
a los deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a
fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo
justifique.
ELIMINACION DE SALDOS NORESUELTOS
Se eliminarán de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos
activos no se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido
sin solución definitiva durante los cinco años anteriores, a menos que la
ley señale otro plazo.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentará para fines de
control a la máxima autoridad de la entidad, a la Contraloría General...