Control interno

Cuentas por cobrar

# Objetivos y políticas. No permita que algún subordinado fije, por ejemplo, las condiciones de cobro de una factura. Esa política debe ser planteada por el emprendedor, asegurándose que se cumpla. Por ejemplo, si la política implica 30 días fecha de factura y el jefe de crédito y cobranzas decide otorgarle, por cualquier razón, 15 días más de plazo, el efecto puede serfuerte en la capacidad de operación del negocio.

# Control a los cobradores. En muchos países los pagos se hacen por correo, transferencia bancaria etcétera, pero en otros debemos ir personalmente para que nos "hagan el favor" de darnos el cheque. Y para eso contratamos cobradores, cuya función es agilizar los trámites. Si les damos controles de revisión y cobranza, los medimos en su labor ytratamos de racionalizar sus "rutas", sobre todo, los días viernes que son los más pesados, podremos mejorar substancialmente su eficiencia. Otro punto clave es el de asegurar el correcto manejo de los documentos o, peor aún, efectivo por parte de los cobradores. Y si se fijan ciertas cuotas mensuales o trimestrales de cobranza, puede establecer un sistema para incentivarlos en su desempeño vía premioso comisiones por cobranza. Recuerde, cobrar es difícil, pero si su representante se moviliza adecuadamente entonces lo ayudará enormemente en el proceso.

# Sistema de información. Nos ayudará mucho saber las condiciones de cobro de nuestros competidores, los tratos que a veces hacen los agentes de venta a pesar de las políticas y el status de contrarecibos en duda. Ese sistema es el esqueletode la tesorería de la empresa y su columna vertebral es la cobranza, antigüedad de saldos por cobrar y, por supuesto, el flujo de efectivo proyectado.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, se consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados con lafinalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos:
Santillana (2001) mencionaentre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.
- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
- Debe llevarse un registro,en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamientode los clientes, en especial los morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:
- Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de auxiliares yregistros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor.

En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de...