control interno

Control interno
1.-ARQUEOS DE CAJA
1.1.-COMCEPTO:
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para sabersi los controles internos se están llevando adecuadamente.
1.2.- OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.
1.3.- ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja,valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.
1.4.- NORMAS ESPECÍFICAS
Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad, quién deberá suscribirlos.
Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la personaresponsable de los fondos o documentos materia del arqueo. Opcionalmente, podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional.
La División Contabilidad, tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa, debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad odisconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo.
Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias.

1.5.-CLASIFICACIÓN
Arqueos de Caja Central
- Campo de aplicación: Fondos en caja central, valoresnegociables y documentos en garantía.
Sujeto de arqueo : Tesorero
Documento de Análisis : Mayores Auxiliares
Elementos de arqueo :
Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica
Campo de aplicación: Fondos asignados de caja chica
Sujeto de arqueo: Responsables de los fondos
Documento de Conciliación: Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica
Arqueos de Documentos por Cobrar
Campo de aplicación:Archivos de facturas, letras y otros documentos
por cobrar emitidos por la empresa.
Sujeto de arqueo : Tesorero
Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares
Arqueos de Documentos por Pagar
Campo de aplicación : Archivos de facturas, letras y otros documentos
por pagar girados a la empresa
Sujeto de arqueo : Tesorero
Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares
1.6.-Procedimiento
PASOLABOR A REALIZAR
1.- EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, inicia el procedimiento con la elaboración del Acta respectiva.
2.- Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario, visando cada uno de los documentos que lo conforman.
3.-EL SUJETO DE ARQUEO, procede, en presencia del trabajador responsable del arqueo, a la presentación de la documentación y los últimosmovimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda.
4.- EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procede al conteo y confirmación del saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliación o verificación del saldo.
5.- Efectúa el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte ala normatividad.
6.- Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente con el sujeto de arqueo, en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera:
Original: División Contabilidad
Copia 1: Sujeto del Arqueo
Copia 2: Órgano de Control Institucional
7 La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias
1.7.-EJEMPLO
Este...