CONTROL INTERNO

 Control interno aplicable para los anticipos a empleados

Debe existir autorización de personas facultadas dentro de la entidad para causar estos gastos. En el caso de empleados de unadeterminada área, la solicitud que va a tesorería para que se realice tal adelanto debe estar firmada por el jefe de área, generalmente los adelantos a empleados a los cuales se refiere este gasto estánrelacionados con gastos de viaje.

De la misma manera, podría haber adelantos a empleados por sueldos, igualmente estos deben ser autorizados por el jefe inmediato y visado por el jefe de personal paraque al momento de pagar la planilla se tenga en cuenta y se haga el descuento respectivo, de esta manera no se duplicará el gasto.

La política que realice la empresa al momento del origen deldesembolso debe estar enfocada en que el cheque no negociable debe estar firmado por un ejecutivo diferente al que solicitó tal desembolso y debe ser entregado directamente a la persona involucrada.La erogación debe estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación. Tal justificación podría ser una orden de servicio, o una entrega a rendir numerada, según la empresael formato que se aplique en ella.


Debe existir registros auxiliares que permitan identificar claramente la persona que recibió el adelanto, el área donde labora, la fecha, el monto y elconcepto y que a su vez hagan factible el cálculo de su aplicación a resultados.

Debería existir un procedimiento de pago de liquidaciones a los empleados, que pudiera nacer en Recursos Humanos en dondese especifique que antes de cancelarle sus beneficios, se verifique que tal empleado no deba nada a la empresa, de esta manera se mitiga el riesgo de que si se va, no vaya a devolver el dinero yapagado.

De igual forma debe examinarse periódicamente el saldo de la partida para corroborar que el saldo corresponda a periodos futuros, si el gasto corresponde al ejercicio debería aplicarse a...