control interno

CAPÍTULO IV. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EL ÁREA COMERCIAL

4.1 Control Interno para el Área Comercial

El departamento de ventas juega un papel importante en la instalación de un sistema
de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y

métodos con el fin de lograr políticas adecuadas para la empresa, y de esta manera
salvaguardar losrecursos invertidos y obtenidos en el área central y razón de ser la
compañía.

El flujo de documentos y su cumplimiento de acuerdo a la normativa legal es muy
importante, cuando se realiza una venta, se debe emitir una factura, esto va muy de la
mano con la reglamentación impuesta por el SRI.

El departamento de ventas arroga las funciones dirigidas al diseño de la estrategia
comercial,participa junto con la gerencia en el diseño de la política de precios, así
mismo debe contemplar el aspecto de control de gestión operativa y contable.

Para un adecuado control en esta área se deben utilizar los siguientes documentos
como esenciales:
•

Facturas

•

Notas de crédito

•

Nota de despacho o guías de remisión

•

Recibo de ingreso a caja.

•

Órdenes de Despacho•

Requisiciones de material promocional

Cada uno de estos documentos debe tener copias suficientes para ser distribuidas en
los diferentes departamentos, para el área de bodega y en el caso de ser necesario
para el departamento de cobranzas. Esto bajo la circunstancia que la compañía no

cuente con un sistema que le permita verificar la información de la factura y que esta
se genere comouna cuenta por cobrar.

Cadbury cuenta con políticas y procedimientos establecidos para el área comercial en
su departamento de ventas, el problema se suscita por el desconocimiento de estas
políticas y procedimientos por parte de la Fuerza de Ventas, y esto conlleva un
incumplimiento. Adicional es importante mencionar que a nivel de Supervisores de
Ventas, su cargo como tal, requiere unconocimiento de la normativa que debe
cumplir, sin embargo, no existe una concienciación de la importancia de cumplir con
lo establecido por la compañía.

El departamento de ventas, al igual que el resto de áreas de la compañía, se rige al
marco conceptual sobre Control Interno mencionado en el capítulo III, y a cada uno
de sus componentes.

Un punto importante es la elaboración depresupuestos y control del área comercial
de la empresa deben estar sujetos a las políticas empresariales propuestas en el plan
de gestión, tanto a nivel de metas en ventas como en asignación de recursos para la
ejecución establecida para el departamento de ventas.

El presupuesto de objetivos de ventas debe ser racional, de acuerdo a los históricos
de ventas y a los estudios de consumo de confitesque existe en el país. Se debe
recordar que uno de los puntos críticos dentro de un Sistema de Control Interno, es el
establecimiento de objetivos irracionales, que pueden obligar al personal a cometer
actos ilícitos para cumplir con las presiones impuestas ya sea por la administración o
por los accionistas de la empresa.

El presupuesto de gastos de funcionamiento se refiere a la asignaciónde recursos
para que el área comercial pueda alcanzar sus objetivos, es decir, esto se resume en
estrategias agresivas de exhibición y publicidad, innovación de productos,
introducción al mercado de los productos distribuidos, establecimiento de incentivos
por cumplimiento de metas, promociones, etc.

Ambos presupuestos no están relacionados en términos generales, las variaciones en
lasventas no se transmiten en igual medida, a los gastos de funcionamiento, es decir,
un incremento de en el volumen de ventas no implica, necesariamente, que se
produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento.

Es por ello que resulta necesaria la elaboración y control por separado de ambos
presupuestos

“Para todo modelo de control se crea una ecuación para medir las...