Control Interno

CONTROL INTERNO EJERCICIO Nº 1
Resolución.

COMPRAS

1.-Al no existir puntos críticos de inventario, entendemos que los procesos y procedimientos en esa área se están llevando a cabalidad de una forma eficiente y eficaz.

2.- Deficiencia de Control:
• No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para las compras de materias prima.

Problemas que se puede ocasionar:
• comoconsecuencia esto puede ocasionar precios elevados de productos,
• fraude.

Recomendaciones:
• Se recomienda reforzar el control en cuanto a los procedimientos sobre cotizaciones y compras de materiales e insumos
• Exigir las cotizaciones respectivas para cada compra, todo esto en base a controles sorpresa para la revisión de documentación sustentatoria

Acción:
• Realizarcapacitaciones constantes para informar, recordar y concienciar al personal sobre los procedimientos y funciones del cargo.

3.- Deficiencia de Control:
• Las ordenes de compra no son autorizadas por funcionarios responsables

Problemas que se puede ocasionar:
• Los problemas que se pueden ocasionar es la mala administración de los fondos
• figuración de proveedores fantasma.• fraude.

Recomendaciones:
• Se recomienda, elaborar e implementar un rango de autoridad monetaria para la firma y aprobación de ordenes de compra
• Al realizar erogaciones mayores se recomienda la aprobación de un comité de compras,


Acciones:
• Establecer niveles de autoridad por área y en cuanto al rango monetario de aprobación de igual manera de acuerdo a lasexigencias que tenga cada área por tradición.

4.- Deficiencia de Control:
• No se cotejan los precios de las órdenes de compras aprobadas con los de la factura que entrega el proveedor,

Problemas que se puede ocasionar:
• El problema generado es el registro erróneo de las deudas debido a las posibles diferencias que puedan existir ya sea por incrementos no acordados de los precios delos productos que se compran o por productos que no estén especificados en las ordenes aprobadas pero que están introducidos en la factura,

Recomendaciones:
• Se recomienda al Dpto. de Contabilidad, en cuanto a la recepción de facturas de proveedores que las mismas estén respaldadas por la orden de compra aprobada, toda vez que el control que se pueda realizar, en cuanto a la comparación OCvs Factura, sea el adecuado y figuren los montos correctos.

Acciones:
• No aceptar las facturas sin documentación de respaldo (Orden de Compra Aprobada)

5.-Deficiencia de Control.
• Los informes de recepción no son prenumerados.

Problemas que puedan provocar
• Confusión y desorden en cuanto a la información que se maneja
• Información tardía e inoportunaRecomendación
• Numerar la información u ordenarla de alguna manera que se fácil de identificar a la hora de realizar algún informe o noto importante.

Acción:
• El Dpto de RR.HH debe capacitar y ejercer mayor control a la encargada de recepción toda vez q la información que se le pueda solicitar sea confiable y este disponible a la brevedad posible.

PAGOS.

1.-Deficiencia de Control:• Firma de cheques sin documentación de respaldo.

Problemas que se puedan ocasionar:
• Fraude
• El monto a registrar en el cheque no es confiable
• No se conocen los antecedentes del pago

Recomendaciones:
• Exigir los respaldos respectivos antes de la firma de cheques, toda vez que se pueda comprobar que el monto es correcto, que se pueda evidenciar los antecedentes yaprobación del pago y se pueda asegurar la existencia de la persona o entidad que se beneficiara con el pago.

Acciones:
• Los cheques que carecen de documentación sustentatoria o de respaldo no deben ser aceptados ni firmados por el responsable,
• Exigir la documentación de respaldo para cada cheque antes de ser firmados.
• Capacitar a la encargada/o de caja en cuanto a la...